Облік ФОП у сфері роздрібної торгівлі

Облік ФОП у сфері роздрібної торгівлі включає повний спектр послуг з контролю товарних операцій, ведення РРО та оптимізації рентабельності асортименту.

1. Консультації з вибору оптимальної системи оподаткування. Бухгалтер аналізує плановий оборот торгової точки, асортимент товарів (продукти, непродовольчі товари, підакцизні товари), структуру клієнтів (тільки роздріб населенню або є корпоративні клієнти), кількість найманих працівників. Розраховує податкове навантаження для 2 групи (фіксований платіж) та 3 групи (5% від обороту), рекомендує оптимальний варіант, допомагає перейти на вигіднішу групу при зміні обсягів.
2. Реєстрація РРО або ПРРО для торгової точки. Бухгалтер організовує реєстрацію касового апарату в податковій інспекції протягом 10 днів після реєстрації ФОП: підбір оптимального типу РРО (стаціонарна каса для магазину або програмна каса PRРО на планшеті для мобільної торгівлі), реєстрація РРО через електронний кабінет ДПС з отриманням фіскального номера, налаштування інтеграції РРО з товарообліковою програмою для автоматичного списання товарів, навчання продавців правильній роботі з касою та оформленню повернень.
3. Ведення товарообліку з контролем залишків. Щоденна фіксація всіх товарних операцій: надходження товарів від постачальників з занесенням в товарооблікову програму за накладними (найменування, кількість, закупівельна ціна, постачальник), автоматичне списання проданих товарів при кожному чеку РРО для актуалізації залишків, облік повернень товарів від покупців з оформленням видаткових накладних, списання товарів через псування або бій з актами списання та фіксацією причин. Власник бачить актуальні залишки кожної товарної позиції у реальному часі онлайн.
4. Регулярні інвентаризації товарів. Бухгалтер для обліку ФОП у сфері торгівлі організовує інвентаризації згідно затвердженого графіку: щотижневі інвентаризації найбільш дорогих товарів (алкоголь понад 500 грн, електроніка, парфуми), щомісячні інвентаризації основного асортименту, щоквартальні повні інвентаризації всіх товарів перед податковою звітністю. Звірка фактичних залишків з обліковими, виявлення нестач або надлишків, аналіз причин розбіжностей, оформлення актів інвентаризації та інвентаризаційних описів для податкової.
5. Контроль роботи РРО та Z-звітів. Щоденний моніторинг передачі даних з РРО до податкової через електронний кабінет, перевірка коректності Z-звітів наприкінці робочого дня, звірка виручки за Z-звітом з фактичною сумою готівки в касі та безготівковими платежами, виявлення технічних збоїв РРО або фіскального сервера та оперативне вирішення проблем, контроль строків дії фіскального ключа РРО (потрібно поновлювати щороку).
6. Облік товарів з терміном придатності. Для продуктових магазинів ведення окремої аналітики швидкопсувних товарів з фіксацією дати виробництва та терміну придатності, автоматичні попередження за 3-5 днів до закінчення терміну для організації розпродажу зі знижкою, списання прострочених товарів за актами з фіксацією причин та відповідальних осіб, контроль умов зберігання (температурний режим холодильників) для запобігання передчасному псуванню, оптимізація замовлень у постачальників з урахуванням реальної оборотності кожної позиції.
7. Розрахунок торговельної націнки та рентабельності. Аналіз рентабельності кожної товарної групи з урахуванням закупівельної ціни, торгової націнки, витрат на доставку та зберігання, податків. Виявлення товарів з низькою націнкою (де можна підняти ціну без втрати попиту) та товарів з надмірною націнкою (низькі продажі), розрахунок оптимальної роздрібної ціни для кожної позиції з урахуванням конкурентів, рекомендації з коригування цін для максимізації прибутку.
8. Квартальна податкова звітність для торгового ФОП. Формування книги обліку доходів на основі Z-звітів РРО за кожен день кварталу, розрахунок суми єдиного податку (5% від доходу для 3 групи або фіксована сума для 2 групи), підготовка та електронне подання декларації до 40 днів після закінчення кварталу, розрахунок та сплата ЄСВ щомісяця (мінімум 1,430 грн за себе + за працівників якщо є), звірка даних декларації з даними РРО в електронному кабінеті ДПС.
9. Робота з постачальниками товарів. Перевірка всіх товарних накладних від постачальників на наявність обов'язкових реквізитів (дата, номер, назва постачальника з кодом ЄДРПОУ, опис товару, кількість, ціна, підпис), звірка фактично отриманого товару з накладною при приймці для виявлення недовкладень або пересортиці, оформлення претензій постачальникам при виявленні розбіжностей, ведення обліку кредиторської заборгованості перед постачальниками, планування графіку оплат для уникнення касових розривів.
10. Облік найманих працівників торгової точки. Оформлення трудових договорів з продавцями-касирами з повною матеріальною відповідальністю за касу та товар, розрахунок зарплати з урахуванням змінного графіку роботи (2/2, 3/3), нарахування та утримання ПДФО 18% і військового збору 1.5% з зарплати, розрахунок та сплата ЄСВ 22% від фонду оплати праці за працівників, ведення табелів обліку робочого часу, оформлення лікарняних та відпусток, подання щомісячного звіту з ЄСВ та щоквартальної форми 1ДФ.
11. Управлінська звітність та аналітика асортименту. Щомісячні звіти про оборот по товарних групах з динамікою порівняно з попередніми періодами, ABC-аналіз товарів (які товари дають основний прибуток — група A для пріоритету, які середньої важливості — B, які малоприбуткові — C для виведення з асортименту), аналіз оборотності товарних запасів (скільки днів товар лежить на полиці до продажу), виявлення неліквідного товару що затоварює склад понад 2-3 місяці без продажів, розрахунок рентабельності інвестицій у товарний запас для оптимізації закупівель.
12. Супровід при податкових перевірках торгової точки. Підготовка повного пакету документів при отриманні повідомлення про перевірку (всі товарні накладні від постачальників, Z-звіти РРО за кожен день, книга обліку доходів, акти інвентаризації, акти списання товарів), присутність при перевірці торгової точки для надання пояснень інспекторам, захист інтересів ФОП при необґрунтованих претензіях щодо нестач товару або розбіжностей у РРО, підготовка заперечень на акт перевірки при виявленні помилок у розрахунках податкової.