Бухгалтерський облік ФОП за системою оподаткування
Бухгалтерський облік ФОП за системою оподаткування — повний гід з вибору оптимальної групи (1, 2, 3 або загальна), ведення Книги обліку доходів, первинних документів та податкової звітності. Порівняльна таблиця, калькулятор податків, безкоштовна консультація ✓
Бухгалтерський облік ФОП за системою оподаткування — це комплексна система ведення фінансових записів, підготовки податкової звітності та контролю доходів залежно від обраної групи спрощеної системи або загальної системи оподаткування. Правильний вибір системи та професійне ведення обліку визначають розмір податків, складність звітності та можливості розвитку бізнесу підприємця.
Замовити бухгалтерський облік ФОП за системою оподаткування
Загальні положення бухгалтерського обліку ФОП
Бухгалтерський облік ФОП — це законодавчо регламентована система збору, реєстрації та узагальнення інформації про доходи, витрати та господарські операції підприємця для підготовки податкової звітності.
Фізична особа-підприємець (ФОП) у бухгалтерському обліку має суттєві відмінності від юридичних осіб: не зобов'язаний вести подвійний бухгалтерський облік за журнально-ордерною системою (якщо обрав спрощену систему 1-3 групи), не складає баланс та звіт про фінансові результати (тільки податкові декларації), не зобов'язаний мати штатного бухгалтера (може вести облік самостійно або на аутсорсі), має спрощені вимоги до первинних документів (достатньо актів, рахунків, квитанцій без складних бухгалтерських проводок).
Обсяг облікових вимог до ФОП залежить від системи оподаткування:
ФОП 1-2 група: мінімальний облік — фіксація факту діяльності без обов'язкової Книги обліку доходів (податок фіксований, не залежить від доходу), зберігання первинних документів 3 роки, річна декларація один раз на рік.
ФОП 3 група: простий облік — обов'язкова Книга обліку доходів (фіксація всіх надходжень від клієнтів, витрати не враховуються), первинні документи на всі доходи (акти, накладні, чеки РРО), квартальні декларації (4 рази на рік).
ФОП 4 група (аграрії): спеціалізований облік — Книга обліку доходів + облік площі земель та врожайності, первинні документи на реалізацію с/г продукції, річна декларація.
ФОП загальна система: складний облік — обов'язкова Книга обліку доходів і витрат (детальний облік всіх надходжень та витрат з первинними документами), документальне підтвердження кожної витрати, щомісячні декларації (12 разів на рік), можливість зменшення податкової бази на документовані витрати.
Основні принципи бухгалтерського обліку ФОП: повнота відображення всіх господарських операцій (не можна приховувати частину доходів — ризик донарахувань податків при зустрічних звірках з клієнтами), своєчасність реєстрації операцій (фіксувати доходи в момент отримання, а не заднім числом перед поданням декларації), документальне підтвердження кожної операції (наявність первинних документів — акти, накладні, чеки РРО, виписки з банку обов'язкові), зберігання документів мінімум 3 роки (для надання при податкових перевірках).
Дотримання цих принципів захищає ФОП від: донарахувань податків при перевірках (відсутність документів = податкова не визнає витрати на загальній системі або донарахує податок на неоформлені доходи), штрафів 25% від донарахованих податків + пеня 3% місячно за кожен день затримки, блокування рахунків податковою (при несвоєчасній поданні звітності або наявності податкового боргу понад 3,000 грн).
Як обрати систему оподаткування ФОП
Вибір системи оподаткування — найкритичніше рішення при реєстрації ФОП, яке визначає розмір податків на наступні роки, складність обліку та можливості розвитку бізнесу.
Чи будете наймати працівників?
❌ НІ (працюю сам без працівників) → Можливі варіанти: 1 група, 2 група
- 1 група якщо: послуги населенню на дому (перукар, косметолог, репетитор, масажист), дохід до 140,000 грн/міс
- 2 група якщо: торгівля, послуги, будь-яка діяльність без працівників, дохід до 220,000 грн/міс
✅ ТАК (потрібні працівники) → Можливі варіанти: 3 група, 4 група (с/г), загальна система
- 3 група оптимальна для: магазини, кафе, послуги, невиробничі сфери з працівниками
- 4 група обов'язково для: сільське господарство (вирощування, тваринництво)
- Загальна система для: виробництво, будівництво з великими витратами на матеріали 70%+
Який очікуваний оборот на місяць?
📊 До 140,000 грн/міс (1,680,000 грн/рік) → Можлива 1 група (якщо послуги населенню на дому без працівників)
📊 До 220,000 грн/міс (2,640,000 грн/рік) → Можлива 2 група (без працівників, будь-яка діяльність)
📊 220,000 - 2,000,000 грн/міс (до 25 млн грн/рік) → Оптимальна 3 група (можна працівників, простий облік)
📊 Понад 2,000,000 грн/міс → Можливо загальна система (якщо витрати 60-80%+ обороту — економія податків через врахування витрат)
Які витрати на бізнес (закупівля, зарплата, оренда)?
💰 Витрати менше 30-40% обороту → 3 група вигідна
- Податок 5% від доходу, витрати не враховуються, але податок низький
- Приклад: дохід 1,000,000 грн, витрати 300,000 грн, податок 50,000 грн (5% від доходу)
💰 Витрати 60-80%+ обороту → Загальна система може бути вигіднішою
- Податок 19.5% від прибутку (дохід мінус витрати), складний облік
- Приклад: дохід 1,000,000 грн, витрати 700,000 грн, прибуток 300,000 грн, податок 58,500 грн (19.5% від прибутку) — економія порівняно з 3 групою де було б 50,000 грн, але якщо витрати менші — 3 група вигідніша
Порівняння: При витратах 70%+ обороту загальна система часто вигідніша через врахування витрат, але треба вести складний облік (Книга доходів і витрат, документи на всі витрати). Бухгалтер розраховує точну економію для вашої ситуації.
Чим займаєтесь (вид діяльності)?
🔧 Послуги населенню на дому (перукар, косметолог, репетитор, масажист) → 1 група оптимальна
- Мінімальний податок 1,320 грн/міс фіксовано + ЄСВ 1,430 грн/міс = 2,750 грн/міс
- Без РРО, без Книги обліку, декларація раз на рік
🛒 Торгівля, послуги без працівників (інтернет-магазин, фріланс, дрібна торгівля) → 2 група
- Фіксований податок 1,200 грн/міс + ЄСВ 1,430 грн/міс = 2,630 грн/міс
- РРО обов'язковий для торгівлі, декларація раз на рік
🏪 Торгівля, послуги, кафе з працівниками → 3 група
- Податок 5% від доходу + ЄСВ за себе та працівників
- РРО обов'язковий, Книга обліку доходів, декларація щокварталу
🌾 Сільське господарство (вирощування, тваринництво, риболовство) → 4 група обов'язково
- Податок 0.19-2.43% від нормативної оцінки землі (найнижчі податки)
- Без РРО для власної с/г продукції, декларація раз на рік
🏗️ Виробництво, будівництво з великими витратами (матеріали 70%+ обороту) → Загальна система
- Податок 19.5% від прибутку (витрати повністю зменшують базу)
- Складний облік, декларація щомісяця, але економія податків при великих витратах
Типові помилки при виборі системи оподаткування ФОП
❌ Помилка 1: Вибір 3 групи для бізнесу з витратами 80%+ обороту
- Наслідок: Переплата податків у 2-3 рази (на загальній системі було б вигідніше)
- Приклад: Будівельна фірма з витратами на матеріали 900,000 грн з доходу 1,100,000 грн на 3 групі платить 55,000 грн податку (5% від доходу), на загальній системі платила б 39,000 грн (19.5% від прибутку 200,000) — переплата 16,000 грн/рік
❌ Помилка 2: Вибір 2 групи з планами найму працівників через пів року
- Наслідок: Доведеться переходити на 3 групу посеред року, втрачений час на перереєстрацію
- Краще одразу обрати 3 групу якщо плануєте розвиток з працівниками
❌ Помилка 3: Робота на загальній системі для невеликого бізнесу з витратами 30%
- Наслідок: Складний облік без економії податків (3 група простіша і вигідніша)
- Приклад: Послуги з доходом 600,000 грн/рік, витрати 180,000 грн. На загальній системі податок 82,000 грн (19.5% від 420,000 прибутку), на 3 групі податок 30,000 грн (5% від доходу) + простіший облік — економія 52,000 грн/рік
❌ Помилка 4: Ігнорування 4 групи для сільського господарства
- Наслідок: Переплата податків у 5-10 разів порівняно з 4 групою
- Приклад: Фермер на 3 групі з доходом 3,000,000 грн платить 150,000 грн податку (5%), на 4 групі платив би 28,500 грн (від площі землі) — переплата 121,500 грн/рік
Бухгалтер допомагає: Розрахувати податкове навантаження на різних системах на основі прогнозу вашого доходу та витрат, порекомендувати оптимальну систему з обґрунтуванням економії, організувати реєстрацію ФОП з одразу правильною групою (економія десятків тисяч гривень податків щороку).
Системи оподаткування ФОП
Існує 5 систем оподаткування для ФОП в Україні — кожна має свої особливості податкового навантаження, обмеження діяльності та вимоги до бухгалтерського обліку.
1 група спрощеної системи — для послуг населенню на дому
❌ Помилка 1: Вибір 3 групи для бізнесу з витратами 80%+ обороту
- Наслідок: Переплата податків у 2-3 рази (на загальній системі було б вигідніше)
- Приклад: Будівельна фірма з витратами на матеріали 900,000 грн з доходу 1,100,000 грн на 3 групі платить 55,000 грн податку (5% від доходу), на загальній системі платила б 39,000 грн (19.5% від прибутку 200,000) — переплата 16,000 грн/рік
❌ Помилка 2: Вибір 2 групи з планами найму працівників через пів року
- Наслідок: Доведеться переходити на 3 групу посеред року, втрачений час на перереєстрацію
- Краще одразу обрати 3 групу якщо плануєте розвиток з працівниками
❌ Помилка 3: Робота на загальній системі для невеликого бізнесу з витратами 30%
- Наслідок: Складний облік без економії податків (3 група простіша і вигідніша)
- Приклад: Послуги з доходом 600,000 грн/рік, витрати 180,000 грн. На загальній системі податок 82,000 грн (19.5% від 420,000 прибутку), на 3 групі податок 30,000 грн (5% від доходу) + простіший облік — економія 52,000 грн/рік
❌ Помилка 4: Ігнорування 4 групи для сільського господарства
- Наслідок: Переплата податків у 5-10 разів порівняно з 4 групою
- Приклад: Фермер на 3 групі з доходом 3,000,000 грн платить 150,000 грн податку (5%), на 4 групі платив би 28,500 грн (від площі землі) — переплата 121,500 грн/рік
Бухгалтер допомагає: Розрахувати податкове навантаження на різних системах на основі прогнозу вашого доходу та витрат, порекомендувати оптимальну систему з обґрунтуванням економії, організувати реєстрацію ФОП з одразу правильною групою (економія десятків тисяч гривень податків щороку).
2 група спрощеної системи — для малого бізнесу без працівників
Фіксований податок 1,200 грн/міс + ЄСВ 1,430 грн/міс = 2,630 грн/міс податкове навантаження незалежно від доходу.
Ліміт доходу: 2,640,000 грн/рік (220,000 грн/міс середньо)
Дозволена діяльність: Будь-які види діяльності (послуги, торгівля, виробництво) крім заборонених законом (не можна бути нотаріусом, адвокатом тощо)
Обмеження:
- ❌ Заборонено найм працівників
- ✅ Можна працювати з юрособами та іншими ФОП
- ✅ Можна роботу з нерезидентами
Облік: Простий — Книга обліку доходів не обов'язкова (але рекомендується для контролю ліміту 220,000 грн/міс), РРО обов'язковий для торгівлі та послуг населенню
Звітність: Декларація раз на рік (до 1 травня наступного року)
Для кого: Фрілансери (програмісти, дизайнери, копірайтери), дрібні торговці (інтернет-магазини, торгівля на ринках), майстри що працюють самостійно (електрики, сантехніки, ремонт авто) — усі хто працює без найманих працівників
3 група спрощеної системи — для середнього бізнесу з працівниками
Відсотковий податок 5% від доходу (без ПДВ) або 3% від доходу (якщо добровільно платник ПДВ) + ЄСВ 1,430 грн/міс за себе + ЄСВ 22% від зарплати працівників.
Ліміт доходу: 25 млн грн/рік (2,083,000 грн/міс середньо)
Дозволена діяльність: Будь-які види діяльності + необмежена кількість працівників
Обмеження:
- ✅ Можна наймати необмежену кількість працівників
- ✅ Можна працювати з юрособами, ФОП, нерезидентами
- ✅ Можна добровільно реєструватись платником ПДВ (податок 3% замість 5%, але облік ПДВ)
Облік: Простий для ФОП — обов'язкова Книга обліку доходів (фіксація всіх надходжень від клієнтів, витрати не враховуються для податку), РРО обов'язковий, первинні документи на всі доходи
Звітність: Декларація щокварталу (4 рази на рік до 40 днів після закінчення кварталу), форма 1ДФ щокварталу якщо є працівники, звіт ЄСВ щомісяця за працівників
Для кого: Магазини, кафе, ресторани, послуги з працівниками (салони краси, автосервіси, будівельні фірми), невиробничі сфери — 70% ФОП України на 3 групі (найпопулярніша система через баланс простоти обліку та можливостей розвитку бізнесу)
4 група спрощеної системи — тільки для аграріїв
Спеціальний податок 0.19-2.43% нормативної грошової оцінки 1 га сільськогосподарських угідь + ЄСВ 1,430 грн/міс за себе.
Ставки залежно від категорії земель:
- Рілля (зернові, технічні культури): 0.95% НГО
- Пасовища, багаторічні насадження: 0.57% НГО
- Землі водного фонду (рибництво): 0.19% НГО
Ліміт доходу: Без обмежень якщо 75%+ доходу від с/г діяльності
Дозволена діяльність: Тільки сільське господарство — вирощування рослин, тваринництво, рибництво, бджільництво
Обмеження:
- ✅ Обов'язкова наявність у власності або оренді земель с/г призначення від 2 га
- ✅ Мінімум 75% доходу має бути від продажу власної с/г продукції
- ✅ Можна наймати працівників
Облік: Специфічний — Книга обліку доходів + облік площі земель та врожайності, первинні документи на реалізацію с/г продукції, РРО не обов'язковий для продажу власної с/г продукції (для торгівлі купленою продукцією РРО потрібен)
Звітність: Декларація раз на рік (до 60 днів після закінчення року)
Для кого: Фермери, садівники, тваринники, пасічники, рибоводи — найнижчі податки для сільського господарства (економія 70-80% порівняно з 3 групою)
Приклад: 100 га ріллі, НГО 30,000 грн/га, податок = 100 × 30,000 × 0.95% = 28,500 грн/рік. При доході 3,000,000 грн/рік це 0.95% від доходу (на 3 групі було б 150,000 грн податку — економія 121,500 грн/рік)
Загальна система оподаткування — для бізнесу з великими витратами
Відсотковий податок ПДФО 18% + ВЗ 1.5% = 19.5% від прибутку (дохід мінус документовані витрати) + ЄСВ 1,430 грн/міс за себе + ЄСВ 22% від зарплати працівників.
Ліміт доходу: Без обмежень
Дозволена діяльність: Усі види діяльності + необмежена кількість працівників
Обмеження: Немає обмежень по діяльності, працівниках, клієнтах
Облік: Складний — обов'язкова Книга обліку доходів і витрат (детальна фіксація всіх надходжень та витрат з первинними документами на кожну операцію), РРО обов'язковий, документальне підтвердження кожної витрати (накладні з кодами ЄДРПОУ постачальників, договори, акти)
Звітність: Декларація щомісяця (12 разів на рік до 20 числа наступного місяця), форма 1ДФ щокварталу, звіт ЄСВ щомісяця
Для кого: Виробництво (витрати на матеріали 70%+ обороту), будівництво (великі витрати на матеріали, субпідрядники), торгівля з великою закупівлею товарів (маржа 10-20%) — економія 30-50% податків порівняно з 3 групою через врахування витрат, але складний облік
Приклад: Дохід 2,000,000 грн/рік, витрати (закупівля товарів 1,400,000, зарплата 300,000, оренда 150,000, інше 50,000) = 1,900,000 грн, прибуток 100,000 грн. Податок 19.5% від 100,000 = 19,500 грн/рік. На 3 групі податок був би 5% від 2,000,000 = 100,000 грн — економія 80,500 грн/рік, але потрібен складний облік всіх витрат з документами
Порівняння систем оподаткування ФОП
Візуальне порівняння всіх систем оподаткування ФОП допомагає швидко оцінити ключові відмінності та обрати оптимальний варіант для вашого бізнесу.
| Параметр | 1 група | 2 група | 3 група | 4 група | Загальна система |
|---|---|---|---|---|---|
| Ставка податку | 1,320 грн/міс (фіксовано) | 1,200 грн/міс (фіксовано) | 5% від доходу (без ПДВ) | 0.19-2.43% НГО землі | 19.5% від прибутку |
| Ліміт доходу | 1,680,000 грн/рік | 2,640,000 грн/рік | 25 млн грн/рік | Без обмежень | Без обмежень |
| Облік витрат | ❌ Не враховуються | ❌ Не враховуються | ❌ Не враховуються | ❌ Не враховуються | ✅ Зменшують базу |
| Найм працівників | ❌ Заборонено | ❌ Заборонено | ✅ Необмежено | ✅ Необмежено | ✅ Необмежено |
| РРО/ПРРО | ❌ Не обов'язково | ✅ Обов'язково | ✅ Обов'язково | ❌ Не обов'язково | ✅ Обов'язково |
| Книга обліку | ❌ Не обов'язкова | ❌ Не обов'язкова | ✅ Обов'язкова | ✅ Обов'язкова | ✅ Обов'язкова |
| Звітність | Щороку (1 раз) | Щороку (1 раз) | Щокварталу (4 рази) | Щороку (1 раз) | Щомісяця (12 разів) |
| Види діяльності | Тільки послуги населенню | Будь-які | Будь-які | Тільки с/г | Будь-які |
| Робота з юрособами | ❌ Заборонено | ✅ Дозволено | ✅ Дозволено | ✅ Дозволено | ✅ Дозволено |
| Складність обліку | ⭐ Дуже простий | ⭐ Дуже простий | ⭐⭐ Простий | ⭐⭐ Простий | ⭐⭐⭐⭐⭐ Складний |
| Для кого | Перукарі, косметологи, репетитори | Фрілансери, дрібні торговці | Магазини, кафе, послуги | Фермери, садівники | Виробництво, будівництво |
Висновки з таблиці:
✅ Найнижчі податки: 1 та 2 група (фіксовані 1,200-1,320 грн/міс), 4 група для аграріїв (зазвичай 20,000-50,000 грн/рік при доході 2-3 млн грн)
✅ Найпростіший облік: 1 та 2 група (майже без обліку, звітність раз на рік, без РРО для 1 групи)
✅ Найбільше можливостей розвитку: 3 група (ліміт 25 млн грн/рік, можна наймати працівників, простий облік, можна працювати з усіма)
✅ Найвигідніша при великих витратах: Загальна система (витрати зменшують податок, економія 30-50% для виробництва/будівництва з витратами 70%+)
✅ Найкраща для с/г: 4 група обов’язково (податки у 5-10 разів нижчі ніж на 3 групі)
Податкові зобов'язання ФОП залежно від системи оподаткування
Податкові зобов'язання ФОП складаються з основного податку (єдиний податок або ПДФО), обов'язкового ЄСВ за себе та додаткових платежів залежно від системи оподаткування і наявності працівників.
Єдиний податок — для 1-4 груп спрощеної системи
Єдиний податок замінює собою ПДФО, податок на прибуток та ПДВ (крім добровільної реєстрації платником ПДВ на 3 групі). Розмір та порядок сплати залежить від групи.
1 група — фіксований податок 1,320 грн/міс
Сплачується щомісяця до 20 числа поточного місяця (за січень платимо до 20 січня, за лютий до 20 лютого — наперед). Не залежить від фактичного доходу — навіть якщо не було жодного клієнта у місяці, податок сплачується повністю. Винятки коли можна не платити: 1 місяць на рік при відпустці (треба подати заяву до податкової завчасно), період хвороби з лікарняним листом (треба подати заяву з копією лікарняного), період призупинення діяльності (треба офіційно призупинити ФОП через податкову).
Річна сума податку 1,320 × 12 = 15,840 грн/рік незалежно від доходу (навіть якщо заробили 1,000,000 грн або 100,000 грн — податок однаковий).
2 група — фіксований податок 1,200 грн/міс
Сплачується щомісяця до 20 числа поточного місяця (наперед). Відмінність від 1 групи: якщо не було діяльності протягом місяця (0 грн доходу, жодної операції) — податок можна не платити за цей місяць, але треба обов’язково повідомити податкову про відсутність діяльності. Якщо не повідомити і не заплатити — податкова вважає що діяльність була і нараховує податок + штраф.
Річна сума податку при постійній діяльності 1,200 × 12 = 14,400 грн/рік. Якщо була діяльність тільки 8 місяців, а 4 місяці не було (офіційно повідомили податкову) — податок 1,200 × 8 = 9,600 грн/рік.
3 група — відсотковий податок 5% від доходу
Розраховується від фактичного доходу за квартал (всі надходження від клієнтів за 3 місяці × 5%). Сплачується щокварталу протягом 10 календарних днів після граничного строку подання декларації. Декларація подається до 40 календарних днів після закінчення кварталу, отже податок — до 50 днів після кварталу.
Дедлайни 2025 року:
- За 1 квартал (січень-березень): декларація до 9 травня, податок до 19 травня
- За 2 квартал (квітень-червень): декларація до 10 серпня, податок до 20 серпня
- За 3 квартал (липень-вересень): декларація до 9 листопада, податок до 19 листопада
- За 4 квартал (жовтень-грудень): декларація до 9 лютого 2026, податок до 19 лютого 2026
Приклад розрахунку: За 1 квартал 2025 дохід склав 450,000 грн (січень 120,000 + лютий 150,000 + березень 180,000). Податок = 450,000 × 5% = 22,500 грн — сплатити до 19 травня 2025.
Якщо ФОП добровільно зареєстрований платником ПДВ — ставка єдиного податку 3% замість 5%, але додатково треба вести облік ПДВ, подавати декларації з ПДВ щомісяця, виписувати податкові накладні клієнтам. Вигідно для ФОП що працює з великими клієнтами-платниками ПДВ (вони хочуть податкову накладну для податкового кредиту).
4 група — податок від площі землі 0.19-2.43% НГО
Розраховується від нормативної грошової оцінки (НГО) 1 гектара сільськогосподарських угідь помножена на площу земель у власності або оренді помножена на ставку податку.
Ставки податку залежно від категорії земель:
- Рілля для вирощування зернових та технічних культур: 0.95% НГО
- Рілля для вирощування картоплі, овочів, баштанних: 0.57% НГО
- Пасовища, сіножаті, багаторічні насадження: 0.57% НГО
- Землі водного фонду для рибництва: 0.19% НГО
- Землі непридатні для с/г (болота, кам’янисті): 0.19% НГО
Формула розрахунку: Податок = Площа земель (га) × НГО 1 га (грн) × Ставка (%)
Приклад: ФОП має 100 га ріллі для вирощування пшениці та соняшнику. НГО у даному районі 30,000 грн/га. Податок = 100 × 30,000 × 0.95% = 28,500 грн/рік.
Порядок сплати на вибір ФОП:
- Щокварталу рівними частинами (1/4 річної суми щоквартал): 28,500 / 4 = 7,125 грн щокварталу до 30 числа місяця що йде за кварталом (до 30 квітня, 30 липня, 30 жовтня, 30 січня наступного року)
- Один раз на рік повною сумою: 28,500 грн до 30 січня наступного року
Більшість фермерів обирають річну сплату — зручніше заплатити одразу після продажу врожаю восени-взимку.
ПДФО та військовий збір — тільки для загальної системи
ПДФО 18% + ВЗ 1.5% = 19.5% від прибутку (дохід мінус документовані витрати).
Розраховується щомісяця від прибутку місяця за формулою:
- Дохід місяця (всі надходження від клієнтів)
- Мінус витрати місяця (всі документовані витрати з накладними, актами, платіжками)
- Дорівнює прибуток місяця (або збиток якщо витрати більші доходу)
- Прибуток × 18% = ПДФО
- Прибуток × 1.5% = Військовий збір
- Разом податок = ПДФО + ВЗ = 19.5% від прибутку
Сплачується щомісяця до 20 числа наступного місяця (за січень до 20 лютого, за лютий до 20 березня). Декларація подається щомісяця до 20 числа наступного місяця в електронній формі через кабінет платника.
Приклад розрахунку за січень 2025:
- Дохід січня: 500,000 грн (виручка від клієнтів)
- Витрати січня: 350,000 грн (закупівля товарів 250,000 + зарплата працівників 80,000 + оренда 15,000 + інше 5,000)
- Прибуток: 500,000 – 350,000 = 150,000 грн
- ПДФО: 150,000 × 18% = 27,000 грн
- ВЗ: 150,000 × 1.5% = 2,250 грн
- Разом податок: 29,250 грн — сплатити до 20 лютого за січень
Важлива особливість: Якщо у місяці збиток (витрати більші доходу) — податок 0 грн за цей місяць. Збиток переноситься на наступні періоди та зменшує прибуток наступних місяців при розрахунку податку.
Приклад зі збитком: Лютий 2025 — дохід 300,000 грн, витрати 400,000 грн, збиток -100,000 грн (податок 0 грн). Березень 2025 — дохід 600,000 грн, витрати 350,000 грн, прибуток +250,000 грн. При розрахунку податку за березень віднімаємо збиток лютого: 250,000 – 100,000 = 150,000 грн оподатковуваний прибуток. Податок за березень 150,000 × 19.5% = 29,250 грн (замість 48,750 грн якби не було збитку лютого).
ЄСВ (єдиний соціальний внесок) — обов’язковий для всіх систем
ЄСВ за себе (за власника ФОП): мінімум 1,430 грн/міс
Розмір: 22% від мінімальної заробітної плати. У 2024-2025 роках мінімальна зарплата 6,500 грн, отже ЄСВ = 6,500 × 22% = 1,430 грн/міс.
Сплачується щомісяця до 20 числа наступного місяця (за січень до 20 лютого, за лютий до 20 березня) незалежно від системи оподаткування та наявності доходу. Навіть якщо не було діяльності протягом місяця — ЄСВ сплачується для збереження страхового стажу для майбутньої пенсії.
Річна сума мінімального ЄСВ: 1,430 × 12 = 17,160 грн/рік.
Власник ФОП може добровільно платити ЄСВ з вищої бази (наприклад з фактичного доходу або з будь-якої суми від 1 до 15 мінімальних зарплат) для збільшення майбутньої пенсії. Але це необов’язково — 99% ФОП платять мінімальний ЄСВ 1,430 грн/міс.
Приклад добровільного підвищення: ФОП хоче збільшити майбутню пенсію і вирішує платити ЄСВ з бази 20,000 грн/міс замість мінімальних 6,500 грн. ЄСВ = 20,000 × 22% = 4,400 грн/міс замість 1,430 грн. За рік переплата (4,400 – 1,430) × 12 = 35,640 грн — це інвестиція у збільшення майбутньої пенсії на 10-15%.
ЄСВ за найманих працівників: 22% від нарахованої зарплати
Сплачується щомісяця до 20 числа наступного місяця роботодавцем (ФОП) за кожного працівника окремо. ЄСВ нараховується на “брудну” зарплату (до утримання ПДФО та ВЗ з працівника) і сплачується повністю роботодавцем (працівник не платить ЄСВ, тільки роботодавець).
Приклад: Працівник має нараховану зарплату 15,000 грн/міс.
- ЄСВ 22% за працівника: 15,000 × 22% = 3,300 грн платить роботодавець (ФОП)
- ПДФО 18% утримується з зарплати працівника: 15,000 × 18% = 2,700 грн
- ВЗ 1.5% утримується з зарплати працівника: 15,000 × 1.5% = 225 грн
- Працівник отримує “на руки”: 15,000 – 2,700 – 225 = 12,075 грн
- Витрати роботодавця на працівника: 15,000 зарплата + 3,300 ЄСВ = 18,300 грн/міс
Якщо 5 працівників з зарплатою по 15,000 грн кожен — ЄСВ за них: 5 × 3,300 = 16,500 грн/міс платить ФОП-роботодавець.
Звітність з ЄСВ: Щомісячний звіт Форма Д4 (Звіт про суми нарахованих внесків) подається до 20 числа наступного місяця через електронний кабінет. У звіті вказуються дані про кожного працівника, нараховану зарплату, суму ЄСВ.
Військовий збір — тільки на загальній системі у складі ПДФО
Військовий збір 1.5% нараховується тільки на загальній системі оподаткування як частина загального податку на доходи (ПДФО 18% + ВЗ 1.5% = 19.5% разом від прибутку).
Для ФОП на спрощеній системі 1-4 групи військовий збір НЕ сплачується окремо (вже врахований у ставці єдиного податку).
Виняток: Якщо ФОП на спрощеній системі має найманих працівників — з їх зарплати утримується військовий збір 1.5% (окрім ПДФО 18%). Але це податок працівника (утримується з його зарплати), а не податок ФОП.
Підсумок податкових зобов’язань по системах (приклади розрахунків)
1 група (дохід 600,000 грн/рік, без працівників):
- Єдиний податок: 1,320 × 12 = 15,840 грн
- ЄСВ за себе: 1,430 × 12 = 17,160 грн
- Разом податків: 33,000 грн/рік (5.5% від доходу)
2 група (дохід 1,200,000 грн/рік, без працівників):
- Єдиний податок: 1,200 × 12 = 14,400 грн
- ЄСВ за себе: 1,430 × 12 = 17,160 грн
- Разом податків: 31,560 грн/рік (2.6% від доходу)
3 група без працівників (дохід 2,000,000 грн/рік):
- Єдиний податок 5%: 2,000,000 × 5% = 100,000 грн
- ЄСВ за себе: 1,430 × 12 = 17,160 грн
- Разом податків: 117,160 грн/рік (5.9% від доходу)
3 група з 3 працівниками (дохід 3,000,000 грн/рік, ФОП зарплати 540,000 грн/рік):
- Єдиний податок 5%: 3,000,000 × 5% = 150,000 грн
- ЄСВ за себе: 1,430 × 12 = 17,160 грн
- ЄСВ за працівників 22%: 540,000 × 22% = 118,800 грн
- Разом податків: 285,960 грн/рік (9.5% від доходу включно з ЄСВ за працівників)
4 група аграрій (дохід 3,000,000 грн/рік, 100 га ріллі):
- Єдиний податок від землі: 28,500 грн (приклад з розрахунку вище)
- ЄСВ за себе: 1,430 × 12 = 17,160 грн
- Разом податків: 45,660 грн/рік (1.5% від доходу) — найнижче навантаження
Загальна система без працівників (дохід 2,000,000 грн, витрати 1,400,000 грн, прибуток 600,000 грн):
- ПДФО+ВЗ 19.5%: 600,000 × 19.5% = 117,000 грн
- ЄСВ за себе: 1,430 × 12 = 17,160 грн
- Разом податків: 134,160 грн/рік (6.7% від доходу або 22.4% від прибутку)
Порівняно з 3 групою де дохід 2,000,000 грн податок був би 5% = 100,000 + ЄСВ 17,160 = 117,160 грн, на загальній системі податок 134,160 грн — переплата 17,000 грн/рік. Але якщо витрати були б 80% (1,600,000 грн витрат, 400,000 грн прибуток) — на загальній податок 400,000 × 19.5% = 78,000 + ЄСВ 17,160 = 95,160 грн — економія 22,000 грн/рік порівняно з 3 групою.
Обов'язкові реєстри та форми обліку ФОП
Обов'язкові реєстри обліку ФОП — це документи у які систематично записуються доходи та витрати підприємця для підготовки податкової звітності та підтвердження даних при перевірках.
Книга обліку доходів — для 3 та 4 групи
Книга обліку доходів — основний обліковий реєстр для ФОП на 3 та 4 групі спрощеної системи. Форма затверджена наказом Мінфіну №579 від 15.12.2011.
Призначення: Систематична фіксація всіх доходів ФОП протягом звітного періоду (кварталу або року) для розрахунку єдиного податку. Витрати у Книгу обліку доходів НЕ заносяться (на спрощеній системі витрати не зменшують податок).
Хто веде: ФОП на 3 групі (обов’язково для розрахунку податку 5% від доходу), ФОП на 4 групі (обов’язково для контролю відповідності доходу від с/г діяльності мінімум 75% загального доходу).
Хто НЕ веде: ФОП на 1-2 групі НЕ зобов’язані вести Книгу обліку доходів з 2021 року (податок фіксований, не залежить від доходу). Але можуть вести добровільно для власного контролю.
Структура Книги обліку доходів:
Титульна сторінка: Рік обліку (2025), ПІБ підприємця повністю, РНОКПП (ІПН), адреса місця проживання, дата початку ведення Книги (зазвичай 01.01.2025), підпис ФОП.
Розділ I “Доходи” — основна частина з колонками:
- Дата та номер первинного документа (дата операції та номер чека РРО, платіжного доручення, накладної, акту)
- Зміст операції (короткий опис: “Продаж товару за готівку”, “Надання послуг ТОВ Альфа”, “Отримано аванс від клієнта Іваненка”)
- Сума доходу в гривнях (кожна операція окремим рядком)
Кожен рядок = одна господарська операція що принесла дохід (продаж товару, надання послуги, отримання авансу).
Розділ II “Відомості про суми нарахованого єдиного податку” — підсумкова таблиця по кварталах (для 3 групи) або за рік (для 4 групи):
- Дохід за І квартал (сума всіх записів Розділу I за січень+лютий+березень)
- Ставка податку (5% для 3 групи без ПДВ, 3% для 3 групи з ПДВ, розрахункова для 4 групи)
- Сума податку до сплати (дохід × ставка)
- Дата фактичної сплати податку
- Реквізити платіжного доручення про сплату податку
Аналогічно для II, III, IV кварталів.
Форма ведення: Паперова (роздруковується бланк, заповнюється вручну або на комп’ютері і роздруковується, прошивається міцною ниткою, нумеруються всі сторінки наскрізно, на останній сторінці вказується загальна кількість сторінок та ставиться підпис ФОП) або електронна (ведеться у Excel, спеціалізованій програмі обліку, Google Sheets, роздруковується після завершення року, прошивається та підписується).
Податкова приймає обидві форми — головне щоб Книга обліку була пронумерована, прошита, підписана при зверненні з нею (наприклад при поданні у складі документів для перевірки).
Строки зберігання: Мінімум 3 роки після звітного року. Книга обліку за 2024 рік зберігається до кінця 2027 року. Книга обліку за 2025 рік зберігається до кінця 2028 року.
Приклад заповнення Розділу I (кілька записів за березень 2025):
| Дата та номер документа | Зміст операції | Сума, грн |
|---|---|---|
| 05.03.2025, чек РРО №12345 | Продаж товару за готівку | 15,000.00 |
| 10.03.2025, платіжка №67 | Надання консультаційних послуг ТОВ "Альфа" | 50,000.00 |
| 15.03.2025, акт №8 | Виконання ремонтних робіт ФОП Петренку | 35,000.00 |
| 20.03.2025, Z-звіт РРО за 20.03 | Продаж товарів за готівку | 48,000.00 |
| 25.03.2025, платіжка №89 | Отримано аванс від ТОВ "Бета" за майбутні роботи | 25,000.00 |
| Разом за березень | 173,000.00 |
Наприкінці кварталу (31 березня) підсумовується дохід за весь квартал: Січень 120,000 + Лютий 150,000 + Березень 173,000 = 443,000 грн дохід за І квартал. У Розділі II записується: "Дохід за І квартал: 443,000 грн, Ставка: 5%, Податок: 22,150 грн, Дата сплати: 15.05.2025, Платіжка №123 від 15.05.2025".
Книга обліку доходів і витрат — для загальної системи
Книга обліку доходів і витрат — основний обліковий реєстр для ФОП на загальній системі оподаткування. Форма затверджена наказом ДПА №1637 від 24.12.2010.
Призначення: Систематична фіксація всіх доходів та витрат ФОП для розрахунку прибутку та податку ПДФО+ВЗ 19.5% від прибутку.
Хто веде: ФОП на загальній системі оподаткування (обов’язково). ФОП на спрощеній системі 1-4 групи НЕ ведуть Книгу обліку витрат (витрати не враховуються для єдиного податку).
Структура Книги обліку доходів і витрат:
Розділ I “Доходи” — фіксація всіх надходжень:
- Дата та номер первинного документа
- Від кого отримано дохід (найменування контрагента — ПІБ для фізособи або назва для юрособи, код ЄДРПОУ/РНОКПП)
- Зміст операції (що продано або яку послугу надано)
- Сума доходу в гривнях
Доходом на загальній системі вважається виручка від продажу товарів/послуг при фактичному отриманні оплати (касовий метод, який обирає більшість ФОП) або при передачі товару/наданні послуги незалежно від оплати (метод нарахування — рідше використовується ФОП).
Розділ II “Витрати” — фіксація всіх документованих витрат:
- Дата та номер первинного документа (накладна від постачальника, акт виконаних робіт, чек, платіжка)
- Кому сплачено (найменування постачальника або виконавця, код ЄДРПОУ/РНОКПП)
- Зміст операції (що куплено або яку послугу отримано — “Закупівля товару для перепродажу”, “Оплата оренди офісу за березень”, “Виплата зарплати працівнику Іваненку І.П.”)
- Сума витрати в гривнях
- Стаття витрат (матеріальні витрати, на оплату праці, амортизація, інші операційні витрати)
Витратами визнаються тільки документовані витрати що мають економічне обґрунтування (пов’язані з отриманням доходу) та підтверджені первинними документами (накладна + платіжка обов’язково).
Розділ III “Розрахунок доходів, витрат та об’єкта оподаткування” — підсумкова таблиця по місяцях:
- Дохід за місяць (сума Розділу I за місяць)
- Витрати за місяць (сума Розділу II за місяць)
- Прибуток або збиток за місяць (дохід мінус витрати, якщо витрати більші — збиток зі знаком мінус)
- Перенесений збиток з минулих періодів (якщо був збиток у попередніх місяцях — зменшує прибуток поточного місяця)
- Об’єкт оподаткування (прибуток мінус перенесений збиток, не може бути меншим нуля)
- Сума ПДФО 18% (об’єкт оподаткування × 18%)
- Сума ВЗ 1.5% (об’єкт оподаткування × 1.5%)
- Разом податок до сплати (ПДФО + ВЗ)
Приклад заповнення Розділу III (за перші 3 місяці 2025):
| Показник | Січень | Лютий | Березень |
|---|---|---|---|
| Дохід | 500,000 | 300,000 | 600,000 |
| Витрати | 350,000 | 400,000 | 350,000 |
| Прибуток/збиток | +150,000 | -100,000 | +250,000 |
| Перенесений збиток з минулих періодів | 0 | 0 | -100,000 (збиток лютого) |
| Об'єкт оподаткування | 150,000 | 0 | 150,000 (250,000-100,000) |
| ПДФО 18% | 27,000 | 0 | 27,000 |
| ВЗ 1.5% | 2,250 | 0 | 2,250 |
| Разом податок | 29,250 | 0 | 29,250 |
У лютому збиток -100,000 грн (витрати перевищили дохід на 100,000), податок 0 грн. У березні прибуток +250,000 грн, але віднімаємо збиток лютого -100,000, залишається об’єкт оподаткування 150,000 грн. Податок нараховується тільки з 150,000 грн замість повних 250,000 грн — збиток минулого періоду зменшив податок березня.
Форма ведення: Аналогічно Книзі обліку доходів — паперова або електронна. Після завершення року роздруковується, прошивається, нумеруються сторінки, ставиться підпис ФОП на останній сторінці.
Строки зберігання: Мінімум 3 роки після звітного року разом з усіма первинними документами що підтверджують кожен запис у Книзі.
Первинні документи в бухгалтерському обліку ФОП
Первинні документи — це документи що фіксують факт здійснення господарської операції та є обов'язковою підставою для занесення даних у облікові реєстри та податкову звітність.
Основні види первинних документів ФОП
Товарна накладна — документ що підтверджує передачу товарів від продавця до покупця.
Обов’язкові реквізити: Назва документа “Товарна накладна” або “Видаткова накладна”, дата складання та номер документа, продавець (ПІБ ФОП, РНОКПП, адреса), покупець (ПІБ або назва організації, РНОКПП або код ЄДРПОУ, адреса), таблиця товарів (найменування кожного товару, одиниця виміру, кількість, ціна за одиницю, загальна сума по рядку), загальна сума накладної (сума всіх рядків), підписи продавця та покупця, печатки якщо є (необов’язково для ФОП).
Використання: При закупівлі товарів ФОП отримує товарну накладну від постачальника (підтвердження витрати на загальній системі, підтвердження походження товару для контролю), при продажі товарів ФОП видає товарну накладну покупцю (підтвердження доходу для обох сторін, особливо якщо покупець юрособа або інший ФОП що потребує документ для свого обліку).
Зберігається мінімум 3 роки.
Акт виконаних робіт (наданих послуг) — документ що підтверджує факт надання послуг або виконання робіт.
Обов’язкові реквізити: Назва “Акт виконаних робіт” або “Акт наданих послуг”, дата складання та номер акту, виконавець (ПІБ ФОП, РНОКПП, адреса), замовник (ПІБ або назва організації, РНОКПП або код ЄДРПОУ), період виконання робіт (з якого по яке число надавались послуги або виконувались роботи), детальний опис виконаних робіт або наданих послуг (не просто “Послуги” а конкретно що зроблено — “Ремонт системи опалення: заміна радіатора, прочистка труб, налаштування котла” або “Консультаційні послуги з маркетингу: аналіз ринку, розробка стратегії просування, 10 годин консультацій”), обсяг робіт (години, кількість, метри, штуки — якщо можливо виміряти), вартість кожної послуги окремо якщо надавалось кілька різних послуг, загальна сума до оплати цифрами та прописом, підписи обох сторін з розшифровками ПІБ.
Використання: При наданні послуг ФОП складає акт після завершення послуги та підписує з клієнтом (підтвердження доходу ФОП, обов’язковий для занесення у Книгу обліку доходів), при отриманні послуг від виконавців (інших ФОП, юрособ) ФОП підписує акт (підтвердження витрати на загальній системі).
Акт складається у двох примірниках — один залишається у ФОП-виконавця (зберігається мінімум 3 роки), другий видається клієнту-замовнику.
Зберігається мінімум 3 роки.
Чек РРО (фіскальний чек) — документ що формується реєстратором розрахункових операцій при продажу товарів/послуг за готівку або карткою.
Обов’язкові реквізити (формуються автоматично РРО): Найменування продавця (ПІБ ФОП), фіскальний номер РРО (унікальний номер касового апарату зареєстрований у податковій), дата та час операції (точний час до хвилини), перелік товарів або послуг з цінами (або загальна сума якщо один товар/послуга), загальна сума чека, фіскальний номер чека (унікальний номер кожного чека для контролю податкової), QR-код для перевірки чека онлайн на сайті податкової.
Використання: При продажу за готівку або карткою ФОП зобов’язаний пробити чек РРО та видати покупцю (обов’язково для ФОП на 2-3 групі та загальній системі, не обов’язково для ФОП на 1 групі якщо послуги на дому). Копія чека або денний Z-звіт РРО (підсумок усіх чеків за день) підтверджує дохід ФОП для занесення у Книгу обліку доходів.
Чеки РРО або денні Z-звіти зберігаються мінімум 3 роки. Рекомендується роздруковувати щомісяця або зберігати електронні копії (чеки на термопапері швидко вигоряють та стають нечитабельними, краще одразу зробити скан або фото кожного чека).
Платіжне доручення — документ що підтверджує безготівковий переказ коштів між рахунками.
Обов’язкові реквізити: Дата та номер платіжки, платник (ПІБ ФОП або назва організації, РНОКПП або код ЄДРПОУ, номер рахунку IBAN, назва та МФО банку), отримувач (аналогічні дані), призначення платежу (текстовий опис за що саме переказ — “Оплата за товар згідно накладної №123 від 15.03.2025, без ПДВ” або “Оплата оренди офісу за квітень 2025 згідно договору №12”), сума цифрами та прописом, підпис банку або електронний підпис при онлайн-переказі.
Використання: При безготівковій оплаті постачальнику платіжка підтверджує витрату ФОП (на загальній системі для зменшення податкової бази), при отриманні оплати від клієнта платіжка підтверджує дохід ФОП (для занесення у Книгу обліку доходів).
Платіжки автоматично зберігаються у онлайн-банкінгу, рекомендується завантажувати банківські виписки щомісяця або зберігати електронні копії всіх платіжок у структурованих папках по місяцях.
Зберігаються мінімум 3 роки.
Договір — документ що встановлює права та обов’язки сторін при здійсненні господарської операції.
Договір не є первинним документом (операція фіксується накладною або актом), але є важливим доповненням для підтвердження умов співпраці особливо при великих сумах або тривалих відносинах.
Обов’язкові реквізити: Назва договору (купівлі-продажу, надання послуг, оренди, підряду), дата укладення та номер договору, сторони договору (ПІБ/найменування, коди РНОКПП/ЄДРПОУ, адреси, контактні дані), предмет договору (що продається, які послуги надаються, що орендується — детально), ціна та порядок оплати (загальна сума договору, строки оплати, можливість авансу або поетапної оплати), термін дії договору (дата початку та закінчення або вказівка що договір діє до виконання зобов’язань), відповідальність сторін за невиконання зобов’язань (штрафи, неустойка, пені), порядок розірвання договору та врегулювання спорів, підписи обох сторін з розшифровками ПІБ.
Використання: Договори укладаються з постачальниками (на постійну закупівлю товарів, абонентське обслуговування), з клієнтами (на надання послуг особливо дорогих або тривалих, виконання робіт з поетапною оплатою), з орендодавцями (оренда офісу, складу, торгової точки), з працівниками (трудові договори або цивільно-правові договори).
Договори зберігаються мінімум 3 роки після закінчення дії договору + на практиці рекомендується зберігати важливі договори (на великі суми, довгострокові) весь період дії + 5 років після завершення на випадок можливих спорів або претензій.
Вимоги до первинних документів
Згідно Закону України “Про бухгалтерський облік та фінансову звітність” будь-який первинний документ повинен містити обов’язкові реквізити:
- Назва документа (товарна накладна, акт, чек)
- Дата складання документа (день, місяць, рік)
- Назва підприємства або ПІБ ФОП від імені якого складений документ
- Зміст та обсяг господарської операції (що продано/куплено, скільки, за яку ціну)
- Одиниця виміру господарської операції (штуки, кілограми, метри, години, послуга)
- Посади та ПІБ осіб відповідальних за здійснення операції та правильність оформлення
- Особистий підпис або електронний підпис що дає змогу ідентифікувати особу
Відсутність хоча б одного з обов’язкових реквізитів робить документ недійсним для податкового обліку (податкова не визнає витрату або дохід без правильно оформленого документа).
Форма документів: Первинні документи можуть бути паперові (роздруковані та підписані вручну ручкою) або електронні (підписані електронним цифровим підписом — ЕЦП обох сторін). Податкова приймає обидві форми як рівнозначні.
Електронний документообіг зручніший (швидше, не треба зберігати гори паперів, можна швидко знайти будь-який документ через пошук), але вимагає наявності ЕЦП у обох сторін (вартість ЕЦП для ФОП близько 700-1,000 грн/рік + зчитувач токенів 200-500 грн одноразово).
Мова документів: Первинні документи складаються українською мовою (обов’язково згідно законодавства). Якщо документ отриманий іноземною мовою (наприклад рахунок або накладна від нерезидента) — обов’язковий нотаріально завірений переклад українською для податкового обліку (вартість нотаріального перекладу зазвичай від 300 грн за сторінку).
Виправлення у документах: Виправлення у первинних документах дозволені тільки за згодою обох сторін. Порядок виправлення: помилкова інформація закреслюється однією рискою (щоб залишалась читабельною), поруч пишеться правильна інформація, виправлення підтверджується написом “Виправлено вірно”, підписами обох сторін та датою виправлення.
У чеках РРО та касових ордерах виправлення ЗАБОРОНЕНІ категорично (якщо помилка у чеку РРО — робиться чек сторно на скасування помилкового чека та новий правильний чек, якщо помилка у касовому ордері — документ анулюється повністю та складається новий правильний ордер).
Строки зберігання первинних документів: Мінімум 3 роки після звітного року згідно Податкового кодексу України. Відлік починається з 1 січня року наступного за звітним.
Приклад: Документи за 2024 рік (накладні, акти, чеки, виписки за весь 2024 рік) треба зберігати до 1 січня 2028 року (3 повних роки: 2025, 2026, 2027).
Винятки (зберігаються довше 3 років):
- Трудові договори з працівниками — зберігаються 75 років (підтвердження трудового стажу працівника для призначення пенсії)
- Документи на нерухомість та транспорт — зберігаються весь період володіння + 3 роки після продажу
- Документи по судових справах — зберігаються до закінчення справи + 3 роки після остаточного рішення
Що буде якщо не зберігати документи: При податковій перевірці інспектори вимагають первинні документи за останні 3 роки для підтвердження доходів та витрат. Відсутність документів призводить до: податкова не визнає витрати на загальній системі (донарахують податок як з повного доходу без врахування витрат — переплата може бути у сотні тисяч гривень), або донарахує податок на доходи що не підтверджені документами (підозра у приховуванні доходів), штраф 25% від суми донарахованих податків + пеня 3% місячно від суми податкового боргу за кожен місяць затримки.
Форма зберігання: Паперові документи — у папках, файлах або коробках у хронологічному порядку по місяцях та роках, окремо доходні (чеки РРО, накладні на продаж, акти надання послуг клієнтам) та витратні (накладні від постачальників, акти отриманих послуг, чеки на закупівлі). Електронні документи — у папках на комп’ютері або хмарному сховищі (Google Drive, Dropbox, OneDrive) з обов’язковими резервними копіями, структура: рік → місяць → доходи/витрати.
Безкоштовна консультація з вибору системи оподаткування ФОП
Не знаєте яку систему оподаткування обрати? Бухгалтер безкоштовно розрахує податкове навантаження на всіх системах для вашої ситуації, порекомендує оптимальний варіант з обґрунтуванням економії, організує реєстрацію ФОП з правильною групою з перших днів.
Консультація включає:
- Аналіз вашої діяльності та прогнозованого доходу
- Розрахунок податків на 1, 2, 3 групі та загальній системі
- Порівняльна таблиця з рекомендаціями
- Відповіді на всі питання про облік та звітність
Замовити безкоштовну консультацію бухгалтера ФОП
Правова база бухгалтерського обліку ФОП за системою оподаткування
Бухгалтерський облік ФОП за системою оподаткування регламентується Податковим кодексом України, законами про бухгалтерський облік та спрощену систему оподаткування — знання правової бази захищає від штрафів та донарахувань.
Цей розділ містить посилання на ключові законодавчі норми що регулюють діяльність ФОП на різних системах оподаткування, вимоги до обліку доходів та витрат, первинні документи та податкову звітність. Кожне посилання веде на офіційний текст закону на сайті Верховної Ради України для перевірки актуальності інформації.
Податковий кодекс України — основний документ що регулює оподаткування ФОП
Податковий кодекс України встановлює всі системи оподаткування для ФОП, ставки податків, ліміти доходів та порядок обліку.
Розділ XIV “Спрощена система оподаткування” (статті 291-298) визначає умови застосування спрощеної системи для ФОП:
- Стаття 291 “Загальні положення” — визначає що таке спрощена система оподаткування, хто може бути платником єдиного податку, які види діяльності дозволені або заборонені для кожної групи
- Підпункт 1 пункту 291.4 статті 291 — умови для 1 групи: ліміт доходу 167 МЗП (1,680,000 грн у 2025 році), дозволена діяльність тільки послуги населенню з переліку на дому, заборонено найм працівників, заборонена торгівля товарами
- Підпункт 2 пункту 291.4 статті 291 — умови для 2 групи: ліміт доходу 220,000 грн/міс (2,640,000 грн/рік), дозволена будь-яка діяльність крім забороненої, заборонено найм працівників, можна працювати з юрособами та ФОП
- Підпункт 3 пункту 291.4 статті 291 — умови для 3 групи: ліміт доходу 25 млн грн/рік, дозволена будь-яка діяльність та необмежена кількість працівників, можна добровільна реєстрація платником ПДВ
- Підпункт 4 пункту 291.4 статті 291 — умови для 4 групи: тільки для сільськогосподарських товаровиробників, без ліміту доходу якщо 75%+ від с/г діяльності, обов’язкова наявність земель с/г призначення мінімум 2 га
Стаття 293 “Ставки єдиного податку” визначає розмір податку для кожної групи:
- Підпункт 1 пункту 293.3 — ставка для 1 групи: до 10% прожиткового мінімуму для працездатної особи (у 2025 році 3,200 грн × 10% = максимум 320 грн/міс, але місцеві ради встановлюють конкретну ставку зазвичай 1,320 грн/міс)
- Підпункт 2 пункту 293.3 — ставка для 2 групи: до 20% мінімальної заробітної плати (у 2025 році 6,500 грн × 20% = максимум 1,300 грн/міс, місцеві ради встановлюють зазвичай 1,200 грн/міс)
- Підпункт 3 пункту 293.3 — ставка для 3 групи: 5% доходу (без ПДВ) або 3% доходу (якщо добровільно платник ПДВ)
- Підпункт 4 пункту 293.3 — ставка для 4 групи: від 0.19% до 2.43% нормативної грошової оцінки 1 га землі залежно від категорії (рілля 0.95%, пасовища 0.57%, водний фонд 0.19%)
Стаття 295 “Порядок та строки сплати єдиного податку”:
- Пункт 295.1 — строки сплати єдиного податку: для 1-2 групи авансовими внесками щомісяця протягом 10 календарних днів після граничного строку подання декларації, для 3 групи протягом 10 календарних днів після граничного строку подання декларації (щокварталу), для 4 групи щокварталу або раз на рік (на вибір платника)
Стаття 296 “Звітний період та порядок подання звітності”:
- Пункт 296.1 — для 1-2 групи звітний (податковий) період рік, декларація подається до 60 календарних днів після закінчення року (до 1 березня або 2 березня якщо 28 лютого)
- Пункт 296.2 — для 3 групи звітний період квартал, декларація подається до 40 календарних днів після закінчення кварталу (до 9 травня, 10 серпня, 9 листопада, 9 лютого)
- Пункт 296.3 — для 4 групи звітний період рік, декларація подається до 60 календарних днів після закінчення року
Стаття 177 “Загальна система оподаткування ПДФО” — для ФОП на загальній системі:
- Пункт 177.1 — об’єкт оподаткування: загальний річний або місячний оподатковуваний дохід
- Пункт 177.2 — ставка ПДФО 18% від чистого оподатковуваного доходу (дохід мінус документовані витрати)
- Пункт 177.5 — порядок обчислення: ФОП самостійно обчислює суму податку щомісяця, сплачує до бюджету та подає декларацію до 20 числа наступного місяця
Стаття 1.6 підпункт 1.6.1 “Військовий збір”:
- Ставка 1.5% від об’єкта оподаткування (для ФОП на загальній системі від прибутку)
- Для ФОП на спрощеній системі 1-4 групи військовий збір НЕ сплачується окремо (включений у єдиний податок)
Закон про бухгалтерський облік та фінансову звітність
Закон України “Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні” встановлює загальні принципи ведення бухгалтерського обліку ФОП.
- Стаття 2 “Сфера дії Закону” визначає що ФОП які є платниками єдиного податку можуть не вести бухгалтерський облік (достатньо Книги обліку доходів або доходів і витрат залежно від системи)
- Стаття 9 “Первинні документи” встановлює обов’язкові реквізити первинних документів: назва документа, дата складання, назва підприємства або ПІБ ФОП, зміст та обсяг господарської операції, одиниця виміру, посади та ПІБ відповідальних осіб, особистий підпис
- Стаття 9 пункт 2 — первинні документи можуть бути складені у паперовій або електронній формі (з електронним цифровим підписом), обидві форми рівнозначні
- Стаття 8 пункт 2 — строки зберігання документів: мінімум 3 роки після звітного року (для первинних документів, облікових регістрів, податкової звітності)
Закон про реєстратори розрахункових операцій
Закон України “Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг” регламентує використання РРО для ФОП.
Стаття 3 “Обов’язковість застосування РРО”:
- ФОП на 2-3 групі та загальній системі обов’язково використовують РРО при готівкових розрахунках з населенням (продаж товарів за готівку, надання послуг з оплатою готівкою або карткою)
- ФОП на 1 групі звільнені від РРО якщо послуги надаються на дому у клієнта (замість чека РРО видається квитанція або розписка)
- ФОП на 4 групі звільнені від РРО при продажу власної с/г продукції населенню (але обов’язково РРО при торгівлі купленою продукцією)
Стаття 17 “Відповідальність за порушення” встановлює штрафи:
- Штраф за роботу без РРО коли він обов’язковий: 100% вартості товарів/послуг реалізованих без чека + 1,020 грн за кожен факт
- Штраф за порушення строків реєстрації РРО: 510 грн за кожен день затримки
- Штраф за ненадання Z-звіту до податкової: 340 грн за кожен день затримки
Закон про єдиний соціальний внесок
Закон України “Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування” регламентує сплату ЄСВ для ФОП.
- Стаття 4 “Платники єдиного внеску” — ФОП є платниками ЄСВ за себе незалежно від системи оподаткування
- Стаття 7 “Розмір єдиного внеску для ФОП”: для ФОП за себе мінімум 22% від мінімальної заробітної плати (у 2025 році 6,500 × 22% = 1,430 грн/міс), для ФОП за найманих працівників 22% від нарахованої зарплати кожного працівника
- Стаття 9 “Строки сплати ЄСВ”: за себе щомісяця до 20 числа наступного місяця (за січень до 20 лютого), за працівників щомісяця до 20 числа наступного місяця
- Стаття 25 “Відповідальність за порушення”: штраф за несвоєчасну сплату ЄСВ пеня 0.3% від суми заборгованості за кожен день затримки (або 9% місячно), штраф за неподання звіту з ЄСВ 10% від суми ЄСВ що підлягала сплаті за звітний період
Цивільний кодекс України
Цивільний кодекс України регламентує договірні відносини ФОП з клієнтами, постачальниками та працівниками.
- Стаття 655 “Договір купівлі-продажу” — регулює відносини ФОП при продажу товарів (обов’язкові умови договору, права та обов’язки сторін, порядок оплати та передачі товару)
- Стаття 901 “Договір надання послуг” — регулює відносини ФОП при наданні послуг населенню або юрособам (що таке послуга, обов’язки виконавця та замовника, порядок оплати, підтвердження виконання актом)
- Стаття 1054 “Договір підряду” — регулює відносини ФОП при виконанні робіт за замовленням (будівельні роботи, ремонт, виготовлення товарів на замовлення)
Практичне застосування правової бази для ФОП
Бухгалтер для обліку ФОП за системою оподаткування використовує законодавчі норми для:
Правильного вибору системи оподаткування — аналіз відповідності діяльності ФОП обмеженням кожної групи згідно статті 291.4 ПКУ (чи дозволена діяльність, чи не перевищується ліміт доходу, чи можна наймати працівників).
Правильного розрахунку податків — застосування ставок єдиного податку згідно статті 293 ПКУ для спрощеної системи або ставки ПДФО 18% + ВЗ 1.5% згідно статті 177 ПКУ для загальної системи.
Своєчасної подачі звітності — дотримання строків подання декларацій згідно статті 296 ПКУ (до 60 днів після року для 1-2 групи, до 40 днів після кварталу для 3 групи, до 20 числа наступного місяця для загальної системи).
Обов’язкового використання РРО — коли це передбачено законом про РРО (для 2-3 групи та загальної системи обов’язково, для 1 групи та 4 групи звільнені у певних випадках).
Правильного оформлення первинних документів — з усіма обов’язковими реквізитами згідно статті 9 Закону про бухоблік (назва, дата, сторони, зміст операції, сума, підписи).
Захисту при податкових перевірках — посилання на конкретні статті законів при спорах з податковою, доведення правомірності дій ФОП через законодавчу базу, оскарження незаконних донарахувань податків або штрафів.
Приклад застосування: Податкова донарахувала ФОП на 1 групі податок 15% на дохід від юрособи-клієнта (мовляв порушили обмеження що 1 група може працювати тільки з населенням). Бухгалтер надав заперечення з посиланням на підпункт 1 пункту 291.4 статті 291 ПКУ де чітко вказано обмеження “надання послуг тільки фізичним особам”. Також надав документи що ФОП перевіряв статус клієнта через публічний реєстр перед укладенням договору (скріншот з реєстру показував що контрагент був платником єдиного податку на момент операції, а не юрособою на загальній системі). Донарахування скасовано повністю, штрафів уникнуто.
Експертні відповіді про бухгалтерський облік ФОП за системою оподаткування
Підприємці найчастіше питають бухгалтера про вибір системи оподаткування, облік доходів та витрат, первинні документи та звітність — експертні відповіді на ключові питання.
Яку систему оподаткування обрати для ФОП?
Залежить від виду діяльності, планів найму працівників та очікуваного обороту. Якщо послуги населенню на дому без працівників (перукар, косметолог, репетитор) і дохід до 140,000 грн/міс — 1 група оптимальна (мінімальний податок 1,320 грн/міс). Якщо торгівля або послуги без працівників і дохід до 220,000 грн/міс — 2 група (податок 1,200 грн/міс). Якщо потрібні працівники або дохід понад 220,000 грн/міс — 3 група (податок 5% від доходу, простий облік). Якщо сільське господарство — 4 група обов'язково (найнижчі податки від площі землі). Якщо виробництво або будівництво з витратами 70%+ обороту — можливо загальна система вигідніша (податок 19.5% від прибутку з урахуванням витрат, але складний облік). Бухгалтер безкоштовно розраховує податкове навантаження на різних системах для вашої ситуації та рекомендує оптимальний варіант.
Чи обов'язково вести Книгу обліку доходів для ФОП?
Для ФОП на 1-2 групі Книга обліку доходів НЕ обов'язкова з 2021 року (податок фіксований, не залежить від доходу, достатньо зберігати первинні документи). Для ФОП на 3-4 групі Книга обліку доходів обов'язкова (для розрахунку єдиного податку 5% від доходу або контролю с/г доходів мінімум 75%). Для ФОП на загальній системі обов'язкова Книга обліку доходів і витрат (для розрахунку прибутку та податку 19.5%). ФОП на 1-2 групі можуть добровільно вести Книгу обліку для власного контролю наближення до ліміту доходу та аналізу рентабельності бізнесу.
Які документи підтверджують дохід ФОП?
Для готівкових розрахунків: чеки РРО (обов'язкові для 2-3 групи та загальної системи), квитанції або розписки про отримання оплати (для 1 групи де РРО не обов'язковий), акти виконаних робіт підписані клієнтом (підтверджують факт надання послуги та отримання оплати). Для безготівкових розрахунків: банківські виписки з рахунку ФОП (офіційний первинний документ, показує всі надходження з призначенням платежу), платіжні доручення від клієнтів (підтверджують від кого і за що отримано оплату), видаткові накладні на продані товари (якщо клієнт юрособа або ФОП що потребує документ для свого обліку). Усі ці документи зберігаються мінімум 3 роки та є підставою для занесення доходів у Книгу обліку доходів (якщо ведеться) та податкову декларацію.
Чи можна зменшити податки ФОП на витрати?
На спрощеній системі 1-4 групи витрати НЕ зменшують податок (податок фіксований для 1-2 групи незалежно від доходу та витрат, податок 5% від валового доходу для 3 групи без врахування витрат, податок від площі землі для 4 групи без врахування витрат). На загальній системі витрати повністю зменшують податкову базу (податок 19.5% від прибутку = дохід мінус документовані витрати). Тому загальна система вигідна для бізнесу з великими витратами 60-80%+ обороту (виробництво, будівництво, торгівля з великою закупівлею товарів) — економія 30-50% податків порівняно з 3 групою, але потрібен складний облік всіх витрат з документами (накладні, акти, платіжки на кожну витрату). Бухгалтер розраховує точку беззбитковості (при якій структурі витрат вигідно переходити з 3 групи на загальну систему).
Як часто треба подавати звітність ФОП?
Залежить від системи оподаткування. 1-2 група: декларація єдиного податку раз на рік (до 1 травня наступного року або до 60 днів після закінчення року) + звіт ЄСВ за себе щомісяця або щокварталу (до 20 числа наступного місяця або до 20 числа місяця після кварталу). 3 група: декларація єдиного податку щокварталу (до 40 днів після кварталу — до 9 травня, 10 серпня, 9 листопада, 9 лютого) + звіт ЄСВ щомісяця + форма 1ДФ щокварталу якщо є працівники або виплати фізособам. 4 група: декларація раз на рік (до 60 днів після року) + звіт ЄСВ щомісяця або щокварталу. Загальна система: декларація ПДФО щомісяця (до 20 числа наступного місяця, всього 12 декларацій на рік) + звіт ЄСВ щомісяця + форма 1ДФ щокварталу. Бухгалтер готує та подає всю звітність автоматично в електронній формі — ви не витрачаєте жодної хвилини.
Що буде якщо не подати звітність вчасно?
Штраф за несвоєчасну подачу декларації: 170 грн за кожен календарний день затримки але не більше 1,020 грн загалом за одну декларацію. Якщо затримка понад 10 днів — податкова має право заблокувати рахунок ФОП (зупинити всі операції за рахунком до подання декларації). Штраф за несвоєчасну сплату податку: пеня 3% місячно від суми податкового боргу за кожен місяць затримки (або 0.1% за день). Приклад: податок 20,000 грн за квартал не сплачено вчасно (термін 19 травня), сплачено з затримкою 2 місяці (19 липня). Пеня 20,000 × 3% × 2 міс = 1,200 грн. Крім того при податковому боргу понад 3,000 грн податкова може заблокувати рахунок ФОП до повної сплати боргу + пені. Бухгалтер контролює всі дедлайни та нагадує заздалегідь про необхідність сплати податків — нуль штрафів та блокувань.
Чи потрібен РРО для ФОП?
Залежить від системи оподаткування та способу розрахунків з клієнтами. 1 група: РРО не обов'язковий якщо послуги надаються на дому у клієнта або клієнт приходить до вас додому (замість чека РРО видається квитанція або розписка про оплату). 2-3 група та загальна система: РРО обов'язковий при готівкових розрахунках з клієнтами (продаж товарів за готівку, надання послуг з оплатою готівкою або карткою через термінал). 4 група: РРО не обов'язковий при продажу власної сільськогосподарської продукції населенню, але обов'язковий при торгівлі купленою продукцією або продажу юрособам. Штраф за роботу без РРО коли він обов'язковий: 100% вартості непробитих товарів/послуг + 1,020 грн за кожен факт роботи без РРО. Бухгалтер консультує чи потрібен РРО у вашій ситуації та допомагає зареєструвати програмний або фізичний РРО якщо потрібно.
Бухгалтер для обліку ФОП за системою оподаткування допомагає обрати оптимальну групу на основі аналізу доходів та витрат, розрахувати податкове навантаження на всіх системах (1, 2, 3 група, загальна) з порівняльною таблицею, організувати реєстрацію ФОП з правильною групою з перших днів діяльності, налаштувати автоматизований облік доходів через інтеграцію з банком та РРО.
Підприємець отримує повний контроль фінансів та мінімізацію податків: економію 30-50% податків через перехід на оптимальну систему (для виробництва з витратами 70%+ перехід з 3 групи на загальну економить 50,000-100,000 грн/рік), уникнення штрафів за роботу без РРО коли він обов’язковий (штраф 100% непробитих сум = потенційно сотні тисяч гривень), захист від донарахувань при зустрічних звірках з клієнтами через повний пакет документів на кожну операцію (економія 20,000-50,000 грн донарахованих податків), автоматичний контроль наближення до ліміту доходу для 1-2 групи (запобігання автоматичному переходу на вищу групу з більшими податками).
Комплексний бухгалтерський облік ФОП за системою оподаткування
Довірте облік професіоналу — концентруйтесь на розвитку бізнесу, а ми подбаємо про правильну звітність, своєчасну сплату податків та захист при перевірках.
Замовити бухгалтерський облік ФОП за системою оподаткування
База знань про ФОП
Не знаєте, як правильно вибрати групу оподаткування ФОП при реєстрації? Помилка при виборі групи може коштувати десятки тисяч гривень штрафів, тож розраховуйте доходи заздалегідь.
Дізнайтеся, коли касовий апарат РРО є обов’язковим для ФОП. Невикористання РРО тягне за собою штрафи від 850 до 42 500 гривень.
Дізнайся, який облік валютних операцій для IT-фахівців та фрілансерів. Конвертація за неправильним курсом замість офіційного НБУ – найчастіша причина штрафів для розробників.
Дізнайтесь про облік комісій маркетплейсів для інтернет-магазинів. Комісії Rozetka, Prom та платіжних систем забирають 10-20% доходу, який ви не облікуєте правильно.
Дізнайтесь, які штрафи за помилки в обліку ФОП та як їх уникнути. Найбільш дорогі штрафи — за РРО, неправильні розрахунки та приховування доходу від 850 до 1 млн гривень.