Бухгалтерский учет ФЛП(ФОП) по системе налогообложения
Бухгалтерский учет ФЛП(ФОП) по системе налогообложения – полный гид по выбору оптимальной группы (1, 2, 3 или общая), ведение Книги учета доходов, первичных документов и налоговой отчетности. Сравнительная таблица, калькулятор налогов, бесплатная консультация ✓
Бухгалтерский учет ФЛП(ФОП) по системе налогообложения – это комплексная система ведения финансовых записей, подготовки налоговой отчетности и контроля доходов в зависимости от выбранной группы упрощенной системы или общей системы налогообложения. Правильный выбор системы и профессиональное ведение учета определяют размер налогов, сложность отчетности и возможности развития бизнеса предпринимателя.
Заказать бухгалтерский учет ФЛП(ФОП) по системе налогообложения
Общие положения бухгалтерского учета ФЛП(ФОП)
Бухгалтерский учет ФЛП(ФОП) – это законодательно регламентированная система сбора, регистрации и обобщения информации о доходах, расходах и хозяйственных операциях предпринимателя для подготовки налоговой отчетности.
Физическое лицо-предприниматель (ФЛП) в бухгалтерском учете имеет существенные отличия от юридических лиц: не обязан вести двойной бухгалтерский учет по журнально-ордерной системе (если избрал упрощенную систему 1-3 группы), не составляет баланс и отчет о финансовых результатах (только налоговый декларации) или не обязан аутсорси), имеет упрощенные требования к первичным документам (достаточно актов, счетов, квитанций без сложных бухгалтерских проводок).
Объем учетных требований к ФЛП(ФОП) зависит от системы налогообложения:
ФЛП 1-2 группа: минимальный учет – фиксация факта деятельности без обязательной Книги учета доходов (налог фиксированный, не зависит от дохода), хранение первичных документов 3 года, годовая декларация один раз в год.
ФЛП 3 группа: простой учет – обязательная Книга учета доходов (фиксация всех поступлений от клиентов, расходы не учитываются), первичные документы на все доходы (акты, накладные, чеки РРО), квартальные декларации (4 раза в год).
ФЛП 4 группа (аграрии): специализированный учет - Книга учета доходов + учет площади земель и урожайности, первичные документы на реализацию с/х продукции, годовая декларация.
ФЛП общая система: сложный учет – обязательная Книга учета доходов и расходов (подробный учет всех поступлений и расходов с первичными документами), документальное подтверждение каждого расхода, ежемесячные декларации (12 раз в год), возможность уменьшения налоговой базы на документированные расходы.
Основные принципы бухгалтерского учета ФЛП(ФОП): полнота отражения всех хозяйственных операций (нельзя скрывать часть доходов — риск доначислений налогов при встречных сверках с клиентами), своевременность регистрации операций (фиксировать доходы в момент получения, а не задним числом перед представлением декларации), документальное подтверждение каждой операции (наличие первичных документов — акты, накладные, чеки РРО, предоставление при налоговых проверках).
Соблюдение этих принципов защищает ФЛП(ФОП) от: доначислений налогов при проверках (отсутствие документов = налоговая не признает расходы на общей системе или доначислит налог на неоформленные доходы), штрафов 25% от доначисленных налогов + пеня 3% месячно за каждый день задержки, блокирование счетов налоговой (при несвоевременной подаче0) наличия налогов.
Как выбрать систему налогообложения ФЛП(ФОП)
Выбор системы налогообложения — критическое решение при регистрации ФЛП(ФОП), определяющее размер налогов на последующие годы, сложность учета и возможности развития бизнеса.
Будете ли нанимать работников?
❌ НЕТ (работаю сам без работников) → Возможные варианты: 1 группа, 2 группа
- 1 группа если: услуги населению на дому (парикмахер, косметолог, репетитор, массажист), доход до 140,000 грн/мес
- 2 группа если: торговля, услуги, любая деятельность без работников, доход до 220,000 грн/мес
✅ ТАК (требуются работники) → Возможные варианты: 3 группа, 4 группа (с/х), общая система
- 3 группа оптимальна для: магазины, кафе, услуги, непроизводственные сферы с работниками
- 4 группа обязательно для: сельское хозяйство (выращивание, животноводство)
- Общая система: производство, строительство с большими затратами на материалы 70%+
Каков ожидаемый оборот в месяц?
📊 До 140,000 грн/мес (1,680,000 грн/год) → Возможна 1 група (если услуги населению на дому без работников)
📊 До 220,000 грн/мес (2,640,000 грн/год) → Возможна 2 група (без работников, любая деятельность)
📊 220,000 - 2,000,000 грн/мес (до 25 млн грн/год) → Оптимальная 3 група (можно работников, простой учет)
📊 Более 2,000,000 грн/мес → Возможно общая система (если расходы 60-80%+ оборота - экономия налогов за счет расходов)
Какие расходы на бизнес (закупка, зарплата, аренда)?
💰 Расходы менее 30-40% оборота → 3 группа выгодна
- Налог 5% от дохода, расходы не учитываются, но налог низкий
- Пример: доход 1,000,000 грн., расходы 300,000 грн., налог 50,000 грн. (5% от дохода)
💰 Расходы 60-80%+ оборота → Общая система может быть более выгодной
- Налог 19.5% от прибыли (доход минус расходы), сложный учет
- Пример: доход 1,000,000 грн, расходы 700,000 грн, прибыль 300,000 грн, налог 58,500 грн (19.5% от прибыли) — экономия по сравнению с 3 группой, где было бы 50,000 грн, но если расходы меньше — 3 группа выгоднее
Сравнение: При расходах 70%+ оборота общая система часто более выгодна из-за учета расходов, но нужно вести сложный учет (Книга доходов и расходов, документы на все расходы). Бухгалтер рассчитывает точную экономию вашей ситуации.
Чем занимаетесь (вид деятельности)?
🔧 Услуги населению на дому (парикмахер, косметолог, репетитор, массажист) → 1 группа оптимальна
- Минимальный налог 1,320 грн/мес фиксировано + ЕСВ 1,430 грн/мес = 2,750 грн/мес
- Без РРО, без Книги учета, декларация раз в год
🛒 Торговля, услуги без работников (интернет-магазин, фриланс, мелкая торговля) → 2 група
- Фиксированный налог 1,200 грн/мес + ЕСВ 1,430 грн/мес = 2,630 грн/мес
- РРО обязателен для торговли, декларация раз в год
🏪 Торговля, услуги, кафе с работниками → 3 група
- Налог 5% от дохода + ЕСВ за себя и работников
- РРО обязателен, Книга учета доходов, декларация ежеквартально
🌾 Сельское хозяйство (выращивание, животноводство, рыболовство) → 4 группа обязательно
- Налог 0.19-2.43% от нормативной оценки земли (самые низкие налоги)
- Без РРО для собственной с/х продукции, декларация раз в год
🏗️ Производство, строительство с большими затратами (материалы 70%+ оборота) → Общая система
- Налог 19.5% от прибыли (расходы полностью уменьшают базу)
- Сложный учет, ежемесячная декларация, но экономия налогов при больших расходах
Типичные ошибки при выборе системы налогообложения ФЛП(ФОП)
❌ Ошибка 1: Выбор 3 группы для бизнеса с расходами 80% оборота
- Следствие: Переплата налогов в 2-3 раза (на общей системе было бы выгоднее)
- Пример: Строительная фирма с расходами на материалы 900,000 грн с дохода 1,100,000 грн на 3 группе платит 55,000 грн налога (5% от дохода), на общей системе платила бы 39,000 грн (19.5% от прибыли 200,006)
❌ Ошибка 2: Выбор 2 группы по планам найма работников через пол года
- Следствие: Придется переходить на 3 группу посреди года, потерянное время на перерегистрацию
- Лучше сразу выбрать 3 группу, если планируете развитие с работниками.
❌ Ошибка 3: Работа на общей системе для небольшого бизнеса с расходами 30%
- Следствие: Сложный учет без экономии налогов (3 группа проще и выгоднее)
- Пример: услуги с доходом 600,000 грн/год, расходы 180,000 грн. В общей системе налог 82,000 грн (19.5% от 420,000 прибыли), на 3 группе налог 30,000 грн (5% от дохода) + более простой учет — экономия 52,000 грн/год
❌ Ошибка 4: Игнорирование 4 группы для сельского хозяйства
- Следствие: Переплата налогов в 5-10 раз по сравнению с 4 группой
- Пример: Фермер на 3 группе с доходом 3,000,000 грн платит 150,000 грн налога (5%), на 4 группе бы платил 28,500 грн (от площади земли) — переплата 121,500 грн/год
Бухгалтер помогает: Рассчитать налоговую нагрузку на различных системах на основе прогноза вашего дохода и расходов, порекомендовать оптимальную систему с обоснованием экономии, организовать регистрацию ФЛП(ФОП) сразу правильной группой (экономия десятков тысяч гривен налогов ежегодно).
Системы налогообложения ФЛП(ФОП)
Существует 5 систем налогообложения для ФЛП(ФОП) в Украине, каждая имеет свои особенности налоговой нагрузки, ограничения деятельности и требования к бухгалтерскому учету.
1 группа упрощенной системы - для услуг населению на дому
❌ Ошибка 1: Выбор 3 группы для бизнеса с расходами 80% оборота
- Следствие: Переплата налогов в 2-3 раза (на общей системе было бы выгоднее)
- Пример: Строительная фирма с расходами на материалы 900,000 грн с дохода 1,100,000 грн на 3 группе платит 55,000 грн налога (5% от дохода), на общей системе платила бы 39,000 грн (19.5% от прибыли 200,006)
❌ Ошибка 2: Выбор 2 группы по планам найма работников через пол года
- Следствие: Придется переходить на 3 группу посреди года, потерянное время на перерегистрацию
- Лучше сразу выбрать 3 группу, если планируете развитие с работниками.
❌ Ошибка 3: Работа на общей системе для небольшого бизнеса с расходами 30%
- Следствие: Сложный учет без экономии налогов (3 группа проще и выгоднее)
- Пример: услуги с доходом 600,000 грн/год, расходы 180,000 грн. В общей системе налог 82,000 грн (19.5% от 420,000 прибыли), на 3 группе налог 30,000 грн (5% от дохода) + более простой учет — экономия 52,000 грн/год
❌ Ошибка 4: Игнорирование 4 группы для сельского хозяйства
- Следствие: Переплата налогов в 5-10 раз по сравнению с 4 группой
- Пример: Фермер на 3 группе с доходом 3,000,000 грн платит 150,000 грн налога (5%), на 4 группе бы платил 28,500 грн (от площади земли) — переплата 121,500 грн/год
Бухгалтер помогает: Рассчитать налоговую нагрузку на различных системах на основе прогноза вашего дохода и расходов, порекомендовать оптимальную систему с обоснованием экономии, организовать регистрацию ФЛП(ФОП) сразу правильной группой (экономия десятков тысяч гривен налогов ежегодно).
2 группа упрощенной системы - для малого бизнеса без работников
Фиксированный налог 1,200 грн/мес + ЕСВ 1,430 грн/мес = 2,630 грн/мес налоговую нагрузку независимо от дохода.
Лимит дохода: 2,640,000 грн/год (220,000 грн/мес средне)
Разрешенная деятельность: Какие-либо виды деятельности (услуги, торговля, производство) кроме запрещенных законом (нельзя быть нотариусом, адвокатом и т.п.)
Ограничение:
- ❌ Запрещен найм работников
- ✅ Можно работать с юрлицами и другими ФЛП(ФОП)
- ✅ Можно работать с нерезидентами
Учет: Простой — Книга учета доходов не обязательна (но рекомендуется для контроля лимита 220,000 грн/мес), РРО обязателен для торговли и услуг населению
Отчетность: Декларация раз в год (до 1 мая следующего года)
Для кого: Фрилансеры (программисты, дизайнеры, копирайтеры), мелкие торговцы (интернет-магазины, торговля на рынках), мастера работающие самостоятельно (электрики, сантехники, ремонт авто) — все работающие без наемных работников
3 группа упрощенной системы - для среднего бизнеса с работниками
Процентный налог 5% дохода (без НДС(ПДВ)) или 3% дохода (если добровольно плательщик НДС(ПДВ)) + ЕСВ 1,430 грн/мес за себя + ЕСВ 22% от зарплаты работников.
Лимит дохода: 25 млн грн/год (2,083,000 грн/мес средне)
Разрешенная деятельность: Любые виды деятельности + неограниченное количество работников
Ограничение:
- ✅ Можно нанимать неограниченное количество работников
- ✅ Можно работать с юрлицами, ФЛП(ФОП), нерезидентами
- ✅ Можно добровольно регистрироваться плательщиком НДС(ПДВ) (налог 3% вместо 5%, но учет НДС(ПДВ))
Учет: Простой для ФЛП(ФОП) – обязательная Книга учета доходов (фиксация всех поступлений от клиентов, расходы не учитываются для налога), РРО обязателен, первичные документы на все доходы
Отчетность: Декларация ежеквартально (4 раза в год до 40 дней после окончания квартала), форма 1ДФ ежеквартально если есть работники, отчет ЕСВ ежемесячно за работников
Для кого: Магазины, кафе, рестораны, услуги с работниками (салоны красоты, автосервисы, строительные фирмы), непроизводственные сферы - 70% ФЛП(ФОП) Украины на 3 группе (самая популярная система из-за баланса простоты учета и возможностей развития бизнеса)
4 группа упрощенной системы — только для аграриев
Специальный налог 0,19-2,43% нормативной денежной оценки 1 га сельскохозяйственных угодий + ЕСВ 1,430 грн/мес за себя.
Ставки в зависимости от категории земель:
- Пашни (зерновые, технические культуры): 0.95% НПО
- Пастбища, многолетние насаждения: 0.57% НПО
- Земли водного фонда (рыбоводство): 0.19% НПО
Лимит дохода: Без ограничений если 75%+ дохода от с/х деятельности
Разрешенная деятельность: Только сельское хозяйство — выращивание растений, животноводство, рыбоводство, пчеловодство
Ограничение:
- ✅ Обязательно наличие в собственности или аренде земель с/х назначения от 2 га
- ✅ Минимум 75% дохода должно быть от продажи собственной с/х продукции
- ✅ Можно нанимать работников
Учет: Специфический - Книга учета доходов + учет площади земель и урожайности, первичные документы на реализацию с/х продукции, РРО не обязателен для продажи собственной с/х продукции (для торговли купленной продукцией РРО требуется)
Отчетность: Декларация раз в год (до 60 дней после окончания года)
Для кого: Фермеры, садоводы, животноводы, пчеловоды, рыбоводы – самые низкие налоги для сельского хозяйства (экономия 70-80% по сравнению с 3 группой)
Пример: 100 га пашни, НГО 30,000 грн/га, налог = 100×30,000×0.95% = 28,500 грн/год. При доходе 3,000,000 грн/год это 0.95% дохода (на 3 группе было бы 150,000 грн налога — экономия 121,500 грн/год)
Общая система налогообложения – для бизнеса с большими затратами
Процентный налог НДФЛ 18% + ВЗ 1.5% = 19.5% от прибыли (доход минус документированные расходы) + ЕСВ 1,430 грн/мес за себя + ЕСВ 22% от зарплаты работников.
Лимит дохода: Без ограничений
Разрешенная деятельность: Все виды деятельности + неограниченное количество работников
Ограничение: Нет ограничений по деятельности, работникам, клиентам
Учет: Сложный — обязательная Книга учета доходов и расходов (подробная фиксация всех поступлений и расходов с первичными документами на каждую операцию), РРО обязательно, документальное подтверждение каждого расхода (накладные с кодами ЕГРПОУ поставщиков, договоры, акты)
Отчетность: Декларация ежемесячно (12 раз в год до 20 числа следующего месяца), форма 1ДФ ежеквартально, отчет ЕСВ ежемесячно
Для кого: Производство (расходы на материалы 70%+ оборота), строительство (большие расходы на материалы, субподрядчики), торговля с большой закупкой товаров (маржа 10-20%) - экономия 30-50% налогов по сравнению с 3 группой из-за учета расходов, но сложный учет
Пример: Доход 2,000,000 грн/год, расходы (закупка товаров 1,400,000, зарплата 300,000, аренда 150,000, остальное 50,000) = 1,900,000 грн, прибыль 100,000 грн. Налог 19.5% от 100,000 = 19,500 грн/год. На 3 группе налог был бы 5% от 2,000,000 = 100,000 грн - экономия 80,500 грн/год, но требуется сложный учет всех расходов с документами
Сравнение систем налогообложения ФЛП(ФОП)
Визуальное сравнение всех систем налогообложения ФЛП(ФОП) помогает быстро оценить ключевые отличия и выбрать оптимальный вариант для вашего бизнеса.
| Параметр | 1 група | 2 група | 3 група | 4 група | Общая система |
|---|---|---|---|---|---|
| Ставка налога | 1,320 грн/мес (фиксировано) | 1,200 грн/мес (фиксировано) | 5% от дохода (без НДС(ПДВ)) | 0.19-2.43% НПО земли | 19.5% от прибыли |
| Лимит дохода | 1,680,000 грн/год | 2,640,000 грн/год | 25 млн грн/год | Без ограничений | Без ограничений |
| Учет расходов | ❌ Не учитываются | ❌ Не учитываются | ❌ Не учитываются | ❌ Не учитываются | ✅ Уменьшают базу |
| Найм работников | ❌ Запрещено | ❌ Запрещено | ✅ Неограниченно | ✅ Неограниченно | ✅ Неограниченно |
| РРО/ПРРО | ❌ Не обязательно | ✅ Обязательно | ✅ Обязательно | ❌ Не обязательно | ✅ Обязательно |
| Книга учета | ❌ Не обязательна | ❌ Не обязательна | ✅ Обязательная | ✅ Обязательная | ✅ Обязательная |
| Отчетность | Ежегодно (1 раз) | Ежегодно (1 раз) | Ежеквартально (4 раза) | Ежегодно (1 раз) | Ежемесячно (12 раз) |
| Виды деятельности | Только услуги населению | Любые | Любые | Только с/х | Любые |
| Работа с юрлицами | ❌ Запрещено | ✅ Разрешено | ✅ Разрешено | ✅ Разрешено | ✅ Разрешено |
| Сложность учета | ⭐ Очень простой | ⭐ Очень простой | ⭐⭐ Простой | ⭐⭐ Простой | ⭐⭐⭐⭐⭐ Сложный |
| Для кого | Парикмахеры, косметологи, репетиторы | Фрилансеры, мелкие торговцы | Магазины, кафе, услуги | Фермеры, садоводы | Производство, строительство |
Выводы из таблицы:
✅ Самые низкие налоги: 1 и 2 группа (фиксированы 1,200-1,320 грн/мес), 4 группа для аграриев (обычно 20,000-50,000 грн/год при доходе 2-3 млн грн)
✅ Самый простой учет: 1 и 2 группа (почти без учета, отчетность раз в год, без РРО для 1 группы)
✅ Больше возможностей развития: 3 группа (предел 25 млн грн/год, можно нанимать работников, простой учет, можно работать со всеми)
✅ Самая выгодная при больших затратах: Общая система (расходы уменьшают налог, экономия 30-50% для производства/строительства с расходами 70%+)
✅ Лучшая для с/х: 4 группа обязательно (налоги в 5-10 раз ниже, чем на 3 группе)
Налоговые обязательства ФЛП(ФОП) в зависимости от системы налогообложения
Налоговые обязательства ФЛП(ФОП) состоят из основного налога (единый налог или НДФЛ), обязательного ЕСВ за себя и дополнительных платежей в зависимости от системы налогообложения и наличия работников.
Единый налог – для 1-4 групп упрощенной системы
Единый налог заменяет НДФЛ, налог на прибыль и НДС(ПДВ) (кроме добровольной регистрации плательщиком НДС(ПДВ) на 3 группе). Размер и порядок оплаты зависят от группы.
1 группа - фиксированный налог 1,320 грн/мес
Оплачивается ежемесячно до 20 числа текущего месяца (за январь платим до 20 января, за февраль до 20 февраля - вперед). Не зависит от фактического дохода – даже если не было ни одного клиента в месяце, налог уплачивается полностью. Исключение когда можно не платить: 1 месяц в году при отпуске (надо подать заявление в налоговую заранее), период болезни с больничным письмом (надо подать заявление с копией больничного), период приостановления деятельности (надо официально приостановить ФЛП(ФОП) через налоговую).
Годовая сумма налога 1,320×12 = 15,840 грн/год независимо от дохода (даже если заработали 1,000,000 грн. или 100,000 грн. — налог одинаковый).
2 группа - фиксированный налог 1,200 грн/мес
Оплачивается ежемесячно до 20 числа текущего месяца (заранее). Отличие от 1 группы: если не было деятельности за месяц (0 грн дохода, никакой операции) — налог можно не платить за этот месяц, но нужно обязательно уведомить налоговую об отсутствии деятельности. Если не сообщить и не заплатить — налоговая считает, что деятельность была и начисляет налог + штраф.
Годовая сумма налога при постоянной деятельности 1,200×12 = 14,400 грн/год. Если была деятельность только 8 месяцев, а 4 месяца не было (официально сообщили налоговую) – налог 1,200 × 8 = 9,600 грн/год.
3 группа – процентный налог 5% от дохода
Рассчитывается от фактического дохода за квартал (все поступления от клиентов за 3 месяца 5%). Уплачивается ежеквартально в течение 10 календарных дней после предельного срока подачи декларации. Декларация подается до 40 дней после окончания квартала, следовательно налог — до 50 дней после квартала.
Дедлайны 2025 года:
- За 1 квартал (январь-март): декларация по 9 мая, налог по 19 мая
- За 2 квартал (апрель-июнь): декларация по 10 августа, налог по 20 августа
- За 3 квартал (июль-сентябрь): декларация до 9 ноября, налог до 19 ноября
- За 4 квартал (октябрь-декабрь): декларация до 9 февраля 2026 г., налог до 19 февраля 2026 г.
Пример расчета: За 1 квартал 2025 г. доход составил 450,000 грн (январь 120,000 + февраль 150,000 + март 180,000). Налог = 450,000×5% = 22,500 грн — оплатить до 19 мая 2025 года.
Если ФЛП(ФОП) добровольно зарегистрирован плательщиком НДС(ПДВ) — ставка единого налога 3% вместо 5%, но дополнительно нужно вести учет НДС(ПДВ), представлять декларации по НДС(ПДВ) ежемесячно, выписывать налоговые накладные клиентам. Выгодно для ФЛП(ФОП) работающего с крупными клиентами-плательщиками НДС(ПДВ) (они хотят налоговую накладную для налогового кредита).
4 группа – налог от площади земли 0.19-2.43% НГО
Рассчитывается от нормативной денежной оценки (НГО) 1 гектара сельскохозяйственных угодий, умноженная на площадь земель в собственности или аренде, умноженная на ставку налога.
Ставки налога в зависимости от категории земель:
- Пашни для выращивания зерновых и технических культур: 0.95% НПО
- Пашни для выращивания картофеля, овощей, бахчевых: 0.57% НПО
- Пастбища, сенокосы, многолетние насаждения: 0.57% НПО
- Земли водного фонда для рыбоводства: 0.19% НПО
- Земли непригодны для с/х (болота, каменистые): 0.19% НПО
Формула расчета: Налог = Площадь земель (га) × НГО 1 га (грн) × Ставка (%)
Пример: ФЛП(ФОП) имеет 100 га пашни для выращивания пшеницы и подсолнечника. НГО в данном районе составляет 30,000 грн/га. Налог = 100×30,000×0.95% = 28,500 грн/год.
Порядок оплаты по выбору ФЛП(ФОП):
- Ежеквартально равными частями (1/4 годовой суммы ежеквартально): 28,500/4 = 7,125 грн ежеквартально до 30 числа месяца идущего за кварталом (до 30 апреля, 30 июля, 30 октября, 30 января следующего года)
- Раз в год полной суммой: 28,500 грн до 30 января следующего года
Большинство фермеров выбирают годовую оплату – удобнее заплатить сразу после продажи урожая осенью-зимой.
НДФЛ и военный сбор – только для общей системы
НДФЛ 18% + ВЗ 1.5% = 19.5% от прибыли (доход минус документированных расходов).
Рассчитывается ежемесячно от прибыли месяца по формуле:
- Доход месяца (все поступления от клиентов)
- Минус расхода месяца (все документированные расходы с накладными, актами, платежками)
- Равняет прибыль месяца (или убыток если расходы больше дохода)
- Прибыль × 18% = НДФЛ
- Прибыль × 1.5% = Военный сбор
- Итого налог = НДФЛ + ВЗ = 19.5% от прибыли
Выплачивается ежемесячно до 20 числа следующего месяца (за январь до 20 февраля, за февраль до 20 марта). Декларация подается ежемесячно до 20 числа следующего месяца в электронной форме через кабинет плательщика.
Пример расчета за январь 2025 года:
- Доход января: 500,000 грн (выручка от клиентов)
- Расходы января: 350,000 грн (закупка товаров 250,000 + зарплата работников 80,000 + аренда 15,000 + другое 5,000)
- Прибыль: 500,000 – 350,000 = 150,000 грн
- НДФЛ: 150,000 × 18% = 27,000 грн
- ВЗ: 150,000×1.5% = 2,250 грн
- Итого налог: 29,250 грн — уплатить до 20 февраля за январь
Важная особенность: Если в месяце ущерб (расход больше дохода) — налог 0 грн за этот месяц. Ущерб переносится на следующие периоды и уменьшает прибыль последующих месяцев при расчете налога.
Пример с убытком: Февраль 2025 г. — доход 300,000 грн, расходы 400,000 грн, убыток -100,000 грн (налог 0 грн). Март 2025 – доход 600,000 грн, расходы 350,000 грн, прибыль +250,000 грн. При расчете налога за март вычитаем убыток февраля: 250,000 – 100,000 = 150,000 грн. налогооблагаемая прибыль. Налог за март 150,000 × 19.5% = 29,250 грн (вместо 48,750 грн, если бы не было убытка февраля).
ЕСВ (единый социальный взнос) — обязателен для всех систем
ЕСВ за себя (за владельца ФЛП(ФОП)): минимум 1,430 грн/мес
Размер: 22% от минимальной заработной платы. В 2024-2025 годах минимальная зарплата 6,500 грн, следовательно ЕСВ = 6,500×22% = 1,430 грн/мес.
Уплачивается ежемесячно до 20 числа следующего месяца (за январь до 20 февраля, за февраль по 20 марта) независимо от системы налогообложения и наличия дохода. Даже если не было деятельности в течение месяца, ЕСВ оплачивается для сохранения страхового стажа для будущей пенсии.
Годовая сумма минимального ЕСВ: 1,430×12 = 17,160 грн/год.
Владелец ФЛП(ФОП) может добровольно платить ЕСВ с высшей базы (например, с фактического дохода или с любой суммы от 1 до 15 минимальных зарплат) для увеличения будущей пенсии. Но это необязательно — 99% ФЛП(ФОП) платят минимальный ЕСВ 1,430 грн/мес.
Пример добровольного повышения: ФЛП(ФОП) хочет увеличить будущую пенсию и решает платить ЕСВ с базы 20,000 грн/мес вместо минимальных 6,500 грн. ЕСВ = 20,000×22% = 4,400 грн/мес вместо 1,430 грн. За год переплата (4,400 – 1,430) × 12 = 35,640 грн - это инвестиция в увеличение будущей пенсии на 10-15%.
ЕСВ за наемных работников: 22% от начисленной зарплаты
Уплачивается ежемесячно до 20 числа следующего месяца работодателем (ФЛП) за каждого работника в отдельности. ЕСВ начисляется на "грязную" зарплату (до удержания НДФЛ и ВЗ с работника) и платится полностью работодателем (работник не платит ЕСВ, только работодатель).
Пример: Работник имеет начисленную зарплату 15,000 грн/мес.
- ЕСВ 22% за работника: 15,000×22% = 3,300 грн платит работодатель (ФЛП)
- НДФЛ 18% удерживается с зарплаты работника: 15,000 × 18% = 2,700 грн
- ВЗ 1.5% удерживается с зарплаты работника: 15,000×1.5% = 225 грн
- Работник получает "на руки": 15,000 - 2,700 - 225 = 12,075 грн
- Расходы работодателя на работника: 15,000 зарплата + 3,300 ЕСВ = 18,300 грн/мес
Если 5 работников с зарплатой по 15,000 грн. каждый — ЕСВ за них: 5 × 3,300 = 16,500 грн/мес платит ФЛП(ФОП)-работодатель.
Отчетность по ЕСВ: Ежемесячный отчет Форма Д4 (Отчет о суммах начисленных взносов) подается до 20 числа следующего месяца через электронный кабинет. В отчете указываются данные о каждом работнике, начисленной зарплате, сумме ЕСВ.
Военный сбор – только на общей системе в составе НДФЛ
Военный сбор 1.5% начисляется только на общей системе налогообложения как часть общего налога на доходы (НДФЛ 18% + ВЗ 1.5% = 19.5% вместе от прибыли).
Для ФЛП(ФОП) на упрощенной системе 1-4 группы военный сбор НЕ уплачивается отдельно (уже учтен в ставке единого налога).
Исключение: Если ФЛП(ФОП) на упрощенной системе имеет наемных работников, из их зарплаты удерживается военный сбор 1.5% (кроме НДФЛ 18%). Но это налог работника (удерживается с его зарплаты), а не налог ФЛП(ФОП).
Итог налоговых обязательств по системам (примеры расчетов)
1 группа (доход 600,000 грн/год, без работников):
- Единый налог: 1,320×12 = 15,840 грн
- ЕСВ за себя: 1,430×12 = 17,160 грн
- Итого налогов: 33,000 грн/год (5.5% от дохода)
2 группа (доход 1,200,000 грн/год, без работников):
- Единый налог: 1,200×12 = 14,400 грн
- ЕСВ за себя: 1,430×12 = 17,160 грн
- Итого налогов: 31,560 грн/год (2.6% от дохода)
3 группа без работников (доход 2,000,000 грн/год):
- Единый налог 5%: 2,000,000×5% = 100,000 грн
- ЕСВ за себя: 1,430×12 = 17,160 грн
- Итого налогов: 117,160 грн/год (5.9% от дохода)
3 группа с 3 работниками (доход 3,000,000 грн/год, ФЛП(ФОП) зарплаты 540,000 грн/год):
- Единый налог 5%: 3,000,000×5% = 150,000 грн
- ЕСВ за себя: 1,430×12 = 17,160 грн
- ЕСВ за работников 22%: 540,000×22% = 118,800 грн
- Итого налогов: 285,960 грн/год (9.5% от дохода включая ЕСВ за работников)
4 группа аграрий (доход 3,000,000 грн/год, 100 га пашни):
- Единый налог от земли: 28,500 грн (пример из расчета выше)
- ЕСВ за себя: 1,430×12 = 17,160 грн
- Итого налогов: 45,660 грн/год (1.5% от дохода) — самая низкая нагрузка
Общая система без работников (доход 2,000,000 грн, расходы 1,400,000 грн, прибыль 600,000 грн):
- НДФЛ+ВЗ 19.5%: 600,000 × 19.5% = 117,000 грн
- ЕСВ за себя: 1,430×12 = 17,160 грн
- Итого налогов: 134,160 грн/год (6.7% от дохода или 22.4% от прибыли)
По сравнению с 3 группой где доход 2,000,000 грн. налог был бы 5% = 100,000 + ЕСВ 17,160 = 117,160 грн, на общей системе налог 134,160 грн - переплата 17,000 грн/год. Но если бы расходы были 80% (1,600,000 грн расходов, 400,000 грн прибыль) — на общий налог 400,000 × 19.5% = 78,000 + ЕСВ 17,160 = 95,160 грн – экономия 22,000 грн/год по сравнению с 3 группой.
Обязательные реестры и формы учета ФЛП(ФОП)
Обязательные реестры учета ФЛП(ФОП) — это документы, которые систематически записываются доходы и расходы предпринимателя для подготовки налоговой отчетности и подтверждения данных при проверках.
Книга учета доходов - для 3 и 4 группы
Книга учета доходов – основной учетный реестр для ФЛП(ФОП) на 3 и 4 группе упрощенной системы. Форма утверждена приказом Минфина №579 от 15.12.2011г.
Назначение: Систематическая фиксация всех доходов ФОТ в течение отчетного периода (квартала или года) для расчета единого налога. Расходы в Книгу учета доходов НЕ заносятся (на упрощенной системе расходы не уменьшают налог).
Кто ведет: ФЛП на 3 группе (обязательно для расчета налога 5% от дохода), ФЛП(ФОП) на 4 группе (обязательно для контроля соответствия дохода от с/х деятельности минимум 75% общего дохода).
Кто не ведет: ФЛП на 1-2 группе НЕ обязаны вести Книгу учета доходов с 2021 года (налог фиксированный, не зависит от дохода). Но они могут вести добровольно для собственного контроля.
Структура Книги учета доходов:
Титульная страница: Год учета (2025), ФИО предпринимателя полностью, РНОКПП (ИНН), адрес места жительства, дата начала ведения Книги (обычно 01.01.2025), подпись ФЛП(ФОП).
Раздел I "Доходы" - основная часть с колонками:
- Дата и номер первичного документа (дата операции и номер чека РРО, платежной доверенности, накладной, акта)
- Содержание операции (краткое описание: "Продажа товара за наличные деньги", "Предоставление услуг ООО Альфа", "Получен аванс от клиента Иваненко")
- Сумма дохода в гривнах (каждая операция отдельной строкой)
Каждая строка = одна хозяйственная операция принесшая доход (продажа товара, оказание услуги, получение аванса).
Раздел II "Сведения о суммах начисленного единого налога" - Итоговая таблица по кварталам (для 3 группы) или за год (для 4 группы):
- Доход за I квартал (сумма всех записей Раздела I за январь+февраль+март)
- Ставка налога (5% для 3 группы без НДС(ПДВ), 3% для 3 группы по НДС(ПДВ), расчетная для 4 группы)
- Сумма налога к уплате (доход × ставка)
- Дата фактической уплаты налога
- Реквизиты платежного поручения об уплате налога
Аналогично II, III, IV кварталов.
Форма ведения: Бумажная (распечатывается бланк, заполняется вручную или на компьютере и распечатывается, прошивается прочной нитью, нумеруются все страницы сквозно, на последней странице указывается общее количество страниц и ставится подпись ФЛП(ФОП)) или электронная (ведется в Excel, специализированной программе учета, окончательная программа учета, Google Sheets).
Налоговая принимает обе формы — главное, чтобы Книга учета была пронумерована, прошита, подписана при обращении с ней (например при представлении в составе документов для проверки).
Срок хранения: Минимум 3 года после отчетного года. Книга учета за 2024 год сохраняется до конца 2027 года. Книга учета за 2025 год сохраняется до конца 2028 года.
Пример заполнения Раздела I (несколько записей за март 2025 г.):
| Дата и номер документа | Содержание операции | Сумма, грн |
|---|---|---|
| 03.05.2025, чек РРО № 12345 | Продажа товара за наличные | 15,000.00 |
| 10.03.2025, платежка №67 | Предоставление консультационных услуг ООО "Альфа" | 50,000.00 |
| 15.03.2025, акт №8 | Выполнение ремонтных работ ФЛП(ФОП) Петренко | 35,000.00 |
| 20.03.2025, Z-отчет РРО за 20.03 | Продажа товаров за наличные. | 48,000.00 |
| 25.03.2025, платежка №89 | Получен аванс от ООО "Бета" за будущие работы | 25,000.00 |
| Итого за март | 173,000.00 |
В конце квартала (31 марта) суммируется доход за весь квартал: Январь 120,000+февраль 150,000+март 173,000=443,000 грн доход за I квартал. В Разделе II записывается: "Доход за І квартал: 443,000 грн, Ставка: 5%, Налог: 22,150 грн, Дата уплаты: 15.05.2025, Платеж №123 от 15.05.2025".
Книга учета доходов и расходов – для общей системы
Книга учета доходов и расходов – основной учетный реестр для ФЛП(ФОП) на общей системе налогообложения. Форма утверждена приказом ГНА №1637 от 24.12.2010г.
Назначение: Систематическая фиксация всех доходов и расходов ФЛП(ФОП) для расчета прибыли и налога НДФЛ+ВЗ 19.5% от прибыли.
Кто ведет: ФЛП на общей системе налогообложения (обязательно). ФЛП(ФОП) на упрощенной системе 1-4 группы не ведут Книгу учета расходов (расходы не учитываются для единого налога).
Структура Книги учета доходов и расходов:
Раздел I "Доходы" - фиксация всех поступлений:
- Дата и номер первичного документа
- От кого получен доход (наименование контрагента — ФИО для физлица или название для юрлица, код ЕГРПОУ/РНОКПП)
- Содержание сделки (что продано или какая услуга предоставлена)
- Сумма дохода в гривнах
Доходом на общей системе считается выручка от продажи товаров/услуг при фактическом получении оплаты (кассовый метод, выбираемый большинством ФЛП(ФОП)) или при передаче товара/оказании услуги независимо от оплаты (метод начисления — реже используется ФЛП(ФОП)).
Раздел II "Расходы" - фиксация всех документированных расходов:
- Дата и номер первичного документа (накладная от поставщика, акт выполненных работ, чек, платежка)
- Кому оплачено (наименование поставщика или исполнителя, код ЕГРПОУ/РНОКПП)
- Содержание сделки (что куплено или какая услуга получена - "Закупка товара для перепродажи", "Оплата аренды офиса за март", "Выплата зарплаты работнику Иваненко И.П.")
- Сумма расхода в гривнах
- Статья расходов (материальные расходы, на оплату труда, амортизация, прочие операционные расходы)
Расходами признаются только документированные расходы имеющие экономическое обоснование (связанные с получением дохода) и подтвержденные первичными документами (накладная + платежка обязательно).
Раздел III "Расчет доходов, расходов и объекта налогообложения" - Итоговая таблица по месяцам:
- Доход за месяц (сумма Раздела I за месяц)
- Расходы за месяц (сумма Раздела II за месяц)
- Прибыль или убыток за месяц (доход минус расхода, если расходы больше — убыток со знаком минус)
- Перенесенный убыток с прошлых периодов (если был убыток в предыдущих месяцах – уменьшает прибыль текущего месяца)
- Объект налогообложения (прибыль минус перенесен ущерб, не может быть меньше нуля)
- Сумма НДФЛ 18% (объект налогообложения × 18%)
- Сумма ВЗ 1.5% (объект налогообложения × 1.5%)
- Итого налог к уплате (НДФЛ + ВЗ)
Пример заполнения Раздела III (за первые 3 месяца 2025 г.):
| Показатель | Январь | Февраль | Март |
|---|---|---|---|
| Доход | 500,000 | 300,000 | 600,000 |
| Расходы | 350,000 | 400,000 | 350,000 |
| Прибыль/убыток | +150,000 | -100,000 | +250,000 |
| Перенесенный ущерб из прошлых периодов | 0 | 0 | -100,000 (ущерб февраля) |
| Объект налогообложения | 150,000 | 0 | 150,000 (250,000-100,000) |
| НДФЛ 18% | 27,000 | 0 | 27,000 |
| ВЗ 1,5% | 2,250 | 0 | 2,250 |
| Итого налог | 29,250 | 0 | 29,250 |
В феврале убыток –100,000 грн (расходы превысили доход на 100,000), налог 0 грн. В марте прибыль +250,000 грн, но вычитаем убыток февраля –100,000, остается объект налогообложения 150,000 грн. Налог начисляется только со 150,000 грн. вместо полных 250,000 грн. — убыток прошлого периода уменьшил налог марта.
Форма ведения: Аналогично Книге учета доходов – бумажная или электронная. После завершения года распечатывается, прошивается, нумеруются страницы, ставится подпись ФЛП(ФОП) на последней странице.
Срок хранения: Минимум 3 года после отчетного года вместе со всеми первичными документами, подтверждающими каждую запись в Книге.
Первичные документы в бухгалтерском учете ФЛП(ФОП)
Первичные документы — это документы, фиксирующие факт осуществления хозяйственной операции и обязательные основания для занесения данных в учетные реестры и налоговую отчетность.
Основные виды первичных документов ФЛП(ФОП)
Товарная накладная — документ, подтверждающий передачу товаров от продавца к покупателю.
Обязательные реквизиты: Название документа "Товарная накладная" или "Расходная накладная", дата составления и номер документа, продавец (ФИО ФЛП(ФОП), РНОКПП, адрес), покупатель (ФИО или название организации, РНОКПП или код ЕГРПОУ, адрес), таблица товаров (наименование каждого товара, одна строки), общая сумма накладной (сумма всех строк), подписи продавца и покупателя, печати если есть (необязательно для ФЛП(ФОП)).
Использование: При закупке товаров ФЛП(ФОП) получает товарную накладную от поставщика (подтверждение расхода на общей системе, подтверждение происхождения товара для контроля), при продаже товаров ФЛП(ФОП) выдает товарную накладную покупателю (подтверждение дохода для обеих сторон, особенно если покупатель юрлицо или другой ФЛП(ФОП) нуждается в документе для своего учета).
Сохраняется минимум 3 года.
Акт выполненных работ (оказанных услуг) — документ подтверждающий факт предоставления услуг или выполнения работ.
Обязательные реквизиты: Название "Акт выполненных работ" или "Акт оказанных услуг", дата составления и номер акта, исполнитель (ФИО ФЛП(ФОП), РНОКПП, адрес), заказчик (ФИО или название организации, РНОКПП или код ЕГРПОУ), период выполнения работ (с которого по какое число предоставлялись услуги или выполнялись работы) "Услуги" а именно что сделано - "Ремонт системы отопления: замена радиатора, прочистка труб, настройка котла" или "Консультационные услуги по маркетингу: анализ рынка, разработка стратегии продвижения, 10 часов консультаций"), объем работ (часы, количество, метры, штуки - если несколько размеров оплаты до 1000 грн.) и прописью, подписи обеих сторон с расшифровками ФИО.
Использование: При предоставлении услуг ФЛП(ФОП) составляет акт после завершения услуги и подписывает с клиентом (подтверждение дохода ФЛП(ФОП), обязательный для занесения в Книгу учета доходов), при получении услуг от исполнителей (других ФЛП(ФОП), юрлиц) ФЛП(ФОП) подписывает акт (подтверждение расхода на общей системе).
Акт состоит в двух экземплярах — один остается у ФЛП(ФОП)-исполнителя (хранится минимум 3 года), второй выдается клиенту-заказчику.
Сохраняется минимум 3 года.
Чек РРО (фискальный чек) — документ, формируемый регистратором расчетных операций при продаже товаров/услуг наличными или картой.
Обязательные реквизиты (формируются автоматически РРО): Наименование продавца (ФИО ФЛП(ФОП)), фискальный номер РРО (уникальный номер кассового аппарата зарегистрирован в налоговой), дата и время операции (точное время до минуты), перечень товаров или услуг с ценами (или общая сумма, если один товар/услуга), общая сумма налоговой), QR-код для проверки чека онлайн на сайте налоговой.
Использование: При продаже за наличные или картой ФЛП(ФОП) обязан пробить чек РРО и выдать покупателю (обязательно для ФЛП(ФОП) на 2-3 группе и общей системе, не обязательно для ФЛП(ФОП) на 1 группе если услуги на дому). Копия чека или дневной Z-отчет РРО (результат всех чеков за день) подтверждает доход ФЛП(ФОП) для занесения в Книгу учета доходов.
Чеки РРО или дневные Z-отчеты сохраняются минимум 3 года. Рекомендуется распечатывать ежемесячно или хранить электронные копии (чеки на термобумаге быстро выгорают и становятся нечитаемыми, лучше сразу сделать скан или фото каждого чека).
Платежное поручение — документ подтверждающий безналичный перевод средств между счетами.
Обязательные реквизиты: Дата и номер платежки, плательщик (ФИО ФЛП(ФОП) или название организации, РНОКПП или код ЕГРПОУ, номер счета IBAN, название и МФО банка), получатель (аналогичные данные), назначение платежа (текстовое описание за что именно перевод - "Оплата за товар согласно накладной №123 от 15.00. апрель 2025 согласно договора №12”), сумма цифрами и прописью, подпись банка или электронная подпись при онлайн-переводе.
При безналичной оплате поставщику платежка подтверждает расход ФЛП(ФОП) (на общей системе для уменьшения налоговой базы), при получении оплаты от клиента платежка подтверждает доход ФЛП(ФОП) (для внесения в Книгу учета доходов).
Платежки автоматически сохраняются в онлайн-банкинге, рекомендуется скачивать банковские выписки ежемесячно или хранить электронные копии всех платежек в структурированных папках по месяцам.
Сохраняются минимум 3 года.
Договор — документ, устанавливающий права и обязанности сторон при совершении хозяйственной операции.
Договор не является первичным документом (операция фиксируется накладной или актом), но является важным дополнением для подтверждения условий сотрудничества, особенно при больших суммах или длительных отношениях.
Обязательные реквизиты: Название договора (купли-продажи, предоставления услуг, аренды, подряда), дата заключения и номер договора, стороны договора (ФИО/наименование, коды РНОКПП/ЕГРПОУ, адреса, контактные данные), предмет договора (продаваемая, какие услуги предоставляются, что арендуется — аренда) аванса или поэтапной оплаты), срок действия договора (дата начала и окончания или указание, что договор действует до исполнения обязательств), ответственность сторон за неисполнение обязательств (штрафы, неустойка, пени), порядок расторжения договора и урегулирование споров, подписи обеих сторон с расшифровками ФИО.
Использование: Договоры заключаются с поставщиками (на постоянную закупку товаров, абонентское обслуживание), с клиентами (на оказание услуг особо дорогих или длительных, на выполнение работ с поэтапной оплатой), с арендодателями (аренда офиса, склада, торговой точки), с работниками (трудовые договоры или гражданско-правовые договоры).
Договоры сохраняются минимум 3 года после окончания действия Договора + на практике рекомендуется сохранять важные договоры (на большие суммы, долгосрочные) весь период действия + 5 лет после завершения на случай возможных споров или претензий.
Требования к первичным документам
Согласно Закону Украины "О бухгалтерском учете и финансовой отчетности" любой первичный документ должен содержать обязательные реквизиты:
- Название документа (товарная накладная, акт, чек)
- Дата составления документа (день, месяц, год)
- Название предприятия или ФИО ФЛП(ФОП) от имени которого составлен документ
- Содержание и объем хозяйственной операции (что продано/куплено, сколько, за какую цену)
- Единица измерения хозяйственной операции (штуки, килограммы, метры, часы, услуга)
- Должности и ФИО лиц ответственных за совершение операции и правильность оформления
- Личная подпись или электронная подпись, позволяющая идентифицировать личность
Отсутствие хотя бы одного из обязательных реквизитов делает документ недействительным для налогового учета (налоговая не признает расход или доход без правильно оформленного документа).
Форма документов: Первичные документы могут быть бумажные (распечатаны и подписаны вручную ручкой) или электронные (подписанные электронной цифровой подписью – ЭЦП обеих сторон). Налоговая принимает обе формы как равнозначные.
Электронный документооборот удобнее (скорее, не нужно хранить горы бумаг, можно быстро найти любой документ через поиск), но требует наличия ЭЦП у обеих сторон (стоимость ЭЦП для ФЛП(ФОП) около 700-1,000 грн/год + считыватель токенов 200-500 грн одноразово).
Язык документов: Первичные документы составляются на украинском языке (обязательно согласно законодательству). Если документ получен на иностранном языке (например, счет или накладная от нерезидента) — обязателен нотариально заверенный перевод на украинский для налогового учета (стоимость нотариального перевода обычно составляет от 300 грн за страницу).
Исправление в документах: Исправление в первичных документах разрешены только с согласия обеих сторон. Порядок исправления: ошибочная информация зачеркивается одной риской (чтобы оставалась читабельной), рядом пишется правильная информация, исправление подтверждается надписью "Исправлено верно", подписями обеих сторон и датой исправления.
В чеках РРО и кассовых ордерах исправления ЗАПРЕЩЕНЫ категорически (если ошибка в чеке РРО делается чек сторно на отмену ошибочного чека и новый правильный чек, если ошибка в кассовом ордере — документ аннулируется полностью и составляется новый правильный ордер).
Срок хранения первичных документов: Минимум 3 года после отчетного года согласно Налоговому кодексу Украины. Отсчет начинается с 1 января следующего года за отчетным.
Пример: Документы за 2024 год (накладные, акты, чеки, выписки за весь 2024 год) следует хранить до 1 января 2028 года (3 полных года: 2025, 2026, 2027).
Исключения (хранятся дольше 3 лет):
- Трудовые договоры с работниками - сохраняются 75 лет (подтверждение трудового стажа работника для назначения пенсии)
- Документы на недвижимость и транспорт - хранятся весь период владения + 3 года после продажи
- Документы по судебным делам - хранятся до окончания дела + 3 года после окончательного решения
Что будет если не хранить документы: При налоговой проверке инспекторы требуют первичных документов за последние 3 года для подтверждения доходов и расходов. Отсутствие документов приводит к: налоговая не признает расходы на общей системе (доначислят налог как с полного дохода без учета расходов — переплата может быть в сотни тысяч гривен), или доначислит налог на доходы, не подтвержденные документами (подозрение в сокрытии доходов), штраф 25% от суммы доначисленных налогов + пеня 3% месячно от суммы налогового долга за каждый месяц задержки.
Форма хранения: Бумажные документы в папках, файлах или коробках в хронологическом порядке по месяцам и годам, отдельно доходные (чеки РРО, накладные на продажу, акты предоставления услуг клиентам) и расходные (накладные от поставщиков, акты полученных услуг, чеки на закупки). Электронные документы – в папках на компьютере или облачном хранилище (Google Drive, Dropbox, OneDrive) с обязательными резервными копиями, структура: год → месяц → доходы/расходы
Бесплатная консультация по выбору системы налогообложения ФЛП(ФОП)
Не знаете какую систему налогообложения выбрать? Бухгалтер бесплатно рассчитает налоговую нагрузку на всех системах для вашей ситуации, порекомендует оптимальный вариант с обоснованием экономии, организует регистрацию ФЛП(ФОП) с правильной группой с первых дней.
Консультация включает:
- Анализ вашей деятельности и прогнозируемого дохода
- Расчет налогов на 1, 2, 3 группе и общей системе
- Сравнительная таблица с рекомендациями
- Ответы на все вопросы об учете и отчетности
Заказать бесплатную консультацию бухгалтера ФЛП(ФОП)
Правовая база бухгалтерского учета ФЛП(ФОП) по системе налогообложения
Бухгалтерский учет ФЛП(ФОП) по системе налогообложения регламентируется Налоговым кодексом Украины, законами о бухгалтерском учете и упрощенной системе налогообложения — знание правовой базы защищает от штрафов и доначислений.
Этот раздел содержит ссылки на ключевые законодательные нормы регулирующие деятельность ФЛП(ФОП) на различных системах налогообложения, требования к учету доходов и расходов, первичные документы и налоговую отчетность. Каждая ссылка ведет на официальный текст закона на сайте Верховной Рады для проверки актуальности информации.
Налоговый кодекс Украины — основной документ, регулирующий налогообложение ФЛП(ФОП)
Налоговый кодекс Украины устанавливает все системы налогообложения для ФЛП(ФОП), ставки налогов, лимиты доходов и порядок учета.
Раздел XIV "Упрощенная система налогообложения" (статьи 291-298) определяет условия применения упрощенной системы для ФЛП(ФОП):
- Статья 291 "Общие положения" — определяет, что такое упрощенная система налогообложения, кто может быть плательщиком единого налога, какие виды деятельности разрешены или запрещены для каждой группы
- Подпункт 1 пункта 291.4 статьи 291 — условия для 1 группы: лимит дохода 167 МЗП (1,680,000 грн в 2025 году), разрешена деятельность только услуги населению из перечня на дому, запрещен наем работников, запрещена торговля товарами
- Подпункт 2 пункта 291.4 статьи 291 — условия для 2 группы: лимит дохода 220,000 грн/мес (2,640,000 грн/год), разрешена любая деятельность кроме запрещенной, запрещен наем работников, можно работать с юрлицами и ФЛП(ФОП)
- Подпункт 3 пункта 291.4 статьи 291 — условия для 3 группы: лимит дохода 25 млн грн/год, разрешена любая деятельность и неограниченное количество работников, можно добровольная регистрация плательщиком НДС(ПДВ)
- Подпункт 4 пункта 291.4 статьи 291 — условия для 4 группы: только для сельскохозяйственных товаропроизводителей, без лимита дохода если 75% от с/х деятельности, обязательно наличие земель с/х назначения минимум 2 га
Статья 293 "Ставки единого налога" определяет размер налога для каждой группы:
- Подпункт 1 пункта 293.3 — ставка для 1 группы: до 10% прожиточного минимума для трудоспособного лица (в 2025 году 3,200 грн × 10% = максимум 320 грн/мес, но местные советы устанавливают конкретную ставку обычно 1,320 грн/мес)
- Подпункт 2 пункта 293.3 - ставка для 2 группы: до 20% минимальной заработной платы (в 2025 году 6,500 грн × 20% = максимум 1,300 грн/мес, местные советы устанавливают обычно 1,200 грн/мес)
- Подпункт 3 пункта 293.3 — ставка для 3 группы: 5% дохода (без НДС(ПДВ)) или 3% дохода (если добровольно плательщик НДС(ПДВ))
- Подпункт 4 пункта 293.3 - ставка для 4 группы: от 0.19% до 2.43% нормативной денежной оценки 1 га земли в зависимости от категории (пашня 0.95%, пастбища 0.57%, водный фонд 0.19%)
Статья 295 "Порядок и сроки уплаты единого налога":
- Пункт 295.1 — сроки уплаты единого налога: для 1-2 группы авансовыми взносами ежемесячно в течение 10 календарных дней после предельного срока подачи декларации, для 3 группы в течение 10 календарных дней после предельного срока подачи декларации (ежеквартально), для 4 группы ежеквартально или раз в год (по выбору плательщика)
Статья 296 "Отчетный период и порядок представления отчетности":
- Пункт 296.1 — для 1-2 группы отчетный (налоговый) период в год, декларация подается до 60 календарных дней после окончания года (до 1 марта или 2 марта если 28 февраля)
- Пункт 296.2 — для 3 группы отчетного периода квартал, декларация подается до 40 календарных дней после окончания квартала (до 9 мая, 10 августа, 9 ноября, 9 февраля)
- Пункт 296.3 — для 4 группы отчетного периода год, декларация подается до 60 календарных дней после окончания года
Статья 177 "Общая система налогообложения НДФЛ" - для ФЛП(ФОП) на общей системе:
- Пункт 177.1 — объект налогообложения: общий годовой или месячный налогооблагаемый доход
- Пункт 177.2 - ставка НДФЛ 18% от чистого налогооблагаемого дохода (доход минус документированные расходы)
- Пункт 177.5 — порядок исчисления: ФЛП(ФОП) самостоятельно исчисляет сумму налога ежемесячно, платит в бюджет и представляет декларацию до 20 числа следующего месяца
Статья 1.6 подпункт 1.6.1 "Военный сбор":
- Ставка 1.5% от объекта налогообложения (для ФЛП(ФОП) на общей системе от прибыли)
- Для ФЛП(ФОП) на упрощенной системе 1-4 группы военный сбор не уплачивается отдельно (включен в единый налог)
Закон о бухгалтерском учете и финансовой отчетности
Закон Украины "О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине" устанавливает общие принципы ведения бухгалтерского учета ФЛП(ФОП).
- Статья 2 "Сфера действия Закона" определяет что ФЛП(ФОП) являющиеся плательщиками единого налога могут не вести бухгалтерский учет (достаточно Книги учета доходов или доходов и расходов в зависимости от системы)
- Статья 9 "Первоначальные документы" устанавливает обязательные реквизиты первичных документов: название документа, дата составления, название предприятия или ФИО ФЛП(ФОП), содержание и объем хозяйственной операции, единица измерения, должности и ФИО ответственных лиц, личная подпись
- Статья 9 пункт 2 — первичные документы могут быть составлены в бумажной или электронной форме (с электронной цифровой подписью), обе формы равнозначны
- Статья 8 пункт 2 - Сроки хранения документов: минимум 3 года после отчетного года (для первичных документов, учетных регистров, налоговой отчетности)
Закон о регистраторах расчетных операций
Закон Украины "О применении регистраторов расчетных операций в сфере торговли, общественного питания и услуг" регламентирует использование РРО для ФЛП(ФОП).
Статья 3 "Обязательность применения РРО":
- ФЛП на 2-3 группе и общей системе обязательно используют РРО при наличных расчетах с населением (продажа товаров за наличные, предоставление услуг с оплатой наличными или картой)
- ФЛП на 1 группе освобождены от РРО если услуги предоставляются на дому у клиента (вместо чека РРО выдается квитанция или расписка)
- ФЛП на 4 группе освобождены от РРО при продаже собственной с/х продукции населению (но обязательно РРО при торговле купленной продукцией)
Статья 17 "Ответственность за нарушение" устанавливает штрафы:
- Штраф за работу без РРО когда он обязателен: 100% стоимости товаров/услуг реализованных без чека + 1,020 грн за каждый факт
- Штраф за нарушение сроков регистрации РРО: 510 грн. за каждый день задержки
- Штраф за непредоставление Z-отчета в налоговую: 340 грн за каждый день задержки
Закон о едином социальном взносе
Закон Украины "О сборе и учете единого взноса на общеобязательное государственное социальное страхование" регламентирует уплату ЕСВ для ФЛП(ФОП).
- Статья 4 "Плательщики единого взноса" — ФЛП(ФОП) является плательщиками ЕСВ за себя независимо от системы налогообложения.
- Статья 7 "Размер единого взноса для ФЛП(ФОП)": для ФЛП(ФОП) за себя минимум 22% от минимальной заработной платы (в 2025 году 6,500 × 22% = 1,430 грн/мес), для ФЛП(ФОП) за наемных работников 22% от начисленной зарплаты каждого работника
- Статья 9 "Сроки уплаты ЕСВ": за себя ежемесячно до 20 числа следующего месяца (за январь до 20 февраля), за работников ежемесячно до 20 числа следующего месяца
- Статья 25 "Ответственность за нарушение": штраф за несвоевременную уплату ЕСВ пеня 0.3% от суммы задолженности за каждый день задержки (или 9% месячно); штраф за неподачу отчета по ЕСВ
Гражданский кодекс Украины
Гражданский кодекс Украины регламентирует договорные отношения ФЛП(ФОП) с клиентами, поставщиками и работниками.
- Статья 655 "Договор купли-продажи" - регулирует отношения ФЛП(ФОП) при продаже товаров (обязательные условия договора, права и обязанности сторон, порядок оплаты и передачи товара)
- Статья 901 "Договор оказания услуг" — регулирует отношения ФЛП(ФОП) при предоставлении услуг населению или юрлицам (что такое услуга, обязанности исполнителя и заказчика, порядок оплаты, подтверждение выполнения актом)
- Статья 1054 "Договор подряда" - регулирует отношения ФЛП(ФОП) при выполнении работ по заказу (строительные работы, ремонт, изготовление товаров на заказ)
Практическое применение правовой базы для ФЛП(ФОП)
Бухгалтер для учета ФЛП(ФОП) по системе налогообложения использует законодательные нормы для:
Правильный выбор системы налогообложения — анализ соответствия деятельности ФЛП(ФОП) ограничением каждой группы согласно статье 291.4 НКУ (разрешена ли деятельность, не превышается лимит дохода, можно ли нанимать работников).
Правильный расчет налогов — применение ставок единого налога согласно статье 293 НКУ для упрощенной системы или ставки НДФЛ 18% + ВЗ 1.5% согласно статье 177 НКУ для общей системы.
Своевременная подача отчетности - Соблюдение сроков подачи деклараций согласно статье 296 НКУ (до 60 дней после года для 1-2 группы, до 40 дней после квартала для 3 группы, до 20 числа следующего месяца для общей системы).
Обязательное использование РРО — когда это предусмотрено законом о РРО (для 2-3 группы и общей системы обязательно, для 1 группы и 4 группы уволены в определенных случаях).
Правильного оформления первичных документов — со всеми обязательными реквизитами согласно статье 9 Закона о бухучете (название, дата, стороны, содержание операции, сумма, подписи).
Защиты при налоговых проверках — ссылки на конкретные статьи законов при спорах с налоговой, доказывание правомерности действий ФЛП(ФОП) через законодательную базу, обжалование незаконных доначислений налогов или штрафов.
Пример применения: Налоговая доначислила ФЛП(ФОП) на 1 группе налог 15% на доход от юрлица-клиента (мол нарушили ограничения, что 1 группа может работать только с населением). Бухгалтер предоставил возражения со ссылкой на подпункт 1 пункта 291.4 статьи 291 НКУ, где четко указано ограничение "оказания услуг только физическим лицам". Также предоставил документы, что ФЛП(ФОП) проверял статус клиента через публичный реестр перед заключением договора (скриншот из реестра показывал что контрагент был плательщиком единого налога на момент операции, а не юрлицом на общей системе). Доначисления отменены полностью, штрафы избежаны.
Экспертные ответы о бухгалтерском учете ФЛП(ФОП) по системе налогообложения
Предприниматели чаще всего спрашивают бухгалтера о выборе системы налогообложения, учете доходов и расходов, первичных документах и отчетности — экспертных ответах на ключевые вопросы.
Какую систему налогообложения выбрать для ФЛП(ФОП)?
Зависит от вида деятельности, плана найма работников и ожидаемого оборота. Если услуги населению на дому без работников (парикмахер, косметолог, репетитор) и доход до 140,000 грн/мес — 1 группа оптимальна (минимальный налог 1,320 грн/мес). Если торговля или услуги без работников и доход до 220,000 грн/мес – 2 группа (налог 1,200 грн/мес). Если требуется работник или доход свыше 220,000 грн/мес — 3 группа (налог 5% от дохода, простой учет). Если сельское хозяйство – 4 группа обязательно (самые низкие налоги от площади земли). Если производство или строительство с расходами 70%+ оборота возможно общая система более выгодна (налог 19.5% от прибыли с учетом затрат, но сложный учет). Бухгалтер бесплатно рассчитывает налоговую нагрузку на различных системах для вашей ситуации и рекомендует оптимальный вариант.
Обязательно ли вести Книгу учета доходов для ФЛП(ФОП)?
Для ФЛП(ФОП) на 1-2 группе Книга учета доходов не обязательна с 2021 года (налог фиксирован, не зависит от дохода, достаточно хранить первичные документы). Для ФЛП(ФОП) на 3-4 группе Книга учета доходов обязательна (для расчета единого налога 5% от дохода или контроля с/х доходов минимум 75%). Для ФЛП(ФОП) на общей системе обязательна Книга учета доходов и расходов (для расчета прибыли и налога 19.5%). ФЛП(ФОП) на 1-2 группе могут добровольно вести Книгу учета для собственного контроля приближения к лимиту дохода и анализу рентабельности бизнеса.
Какие документы подтверждают доход ФЛП(ФОП)?
Для наличных расчетов: чеки РРО (обязательные для 2-3 группы и общей системы), квитанции или расписки о получении оплаты (для 1 группы где РРО не обязателен), акты выполненных работ подписаны клиентом (подтверждают факт предоставления услуги и получения оплаты). Для безналичных расчетов: банковские выписки со счета ФЛП(ФОП) (официальный первичный документ, показывающий все поступления с назначением платежа), платежные поручения от клиентов (подтверждают от кого и за что получена оплата), расходные накладные на проданные товары (если клиент юрлицо или ФЛП(ФОП) требующий документ для своего учета). Все эти документы хранятся минимум 3 года и являются основанием для внесения доходов в Книгу учета доходов (если ведется) и налоговую декларацию.
Можно ли уменьшить налоги ФЛП(ФОП) на расходы?
На упрощенной системе 1-4 группы расходы не уменьшают налог (налог фиксирован для 1-2 группы независимо от дохода и расходов, налог 5% от валового дохода для 3 группы без учета расходов, налог от площади земли для 4 группы без учета расходов). В общей системе расходы полностью уменьшают налоговую базу (налог 19.5% от прибыли = доход минус документированные расходы). Поэтому общая система выгодна бизнесу с большими затратами 60-80%+ оборота (производство, строительство, торговля с большой закупкой товаров) — экономия 30-50% налогов по сравнению с 3 группой, но требуется сложный учет всех расходов с документами (накладные, акты, платежи на каждый расход). Бухгалтер рассчитывает точку безубыточности (при которой структуре издержек выгодно переходить с 3 группы на общую систему).
Как часто нужно подавать отчетность ФЛП(ФОП)?
Зависит от системы налогообложения. 1-2 группа: декларация единого налога раз в год (до 1 мая следующего года или до 60 дней после окончания года) + отчет ЕСВ за себя ежемесячно или ежеквартально (до 20 числа следующего месяца или до 20 числа месяца после квартала). 3 группа: декларация единого налога ежеквартально (до 40 дней после квартала - до 9 мая, 10 августа, 9 ноября, 9 февраля) + отчет ЕСВ ежемесячно + форма 1ДФ ежеквартально если есть работники или выплаты физлицам. 4 группа: декларация раз в год (до 60 дней после года) + отчет ЕСВ ежемесячно или ежеквартально. Общая система: декларация НДФЛ ежемесячно (до 20 числа следующего месяца, всего 12 деклараций в год) + отчет ЕСВ ежемесячно + форма 1ДФ ежеквартально. Бухгалтер готовит и подает всю отчетность автоматически в электронной форме – вы не тратите ни минуты.
Что будет, если не подать отчетность вовремя?
Штраф за несвоевременную подачу декларации: 170 грн за каждый календарный день задержки, но не более 1,020 грн в целом за одну декларацию. Если задержка свыше 10 дней — налоговая имеет право заблокировать счет ФЛП(ФОП) (остановить все операции по счету до подачи декларации). Штраф за несвоевременную уплату налога: пеня 3% в месяц от суммы налогового долга за каждый месяц задержки (или 0.1% за день). Пример: налог 20,000 грн за квартал не уплачен в срок (срок 19 мая), уплачен с задержкой 2 месяца (19 июля). Пеня 20,000×3% × 2 мес = 1,200 грн. Кроме того, при налоговом долге свыше 3,000 грн налоговая может заблокировать счет ФЛП(ФОП) до полной уплаты долга + пени. Бухгалтер контролирует все дедлайны и напоминает заранее о необходимости уплаты налогов – ноль штрафов и блокировок.
Нужен ли РРО для ФЛП(ФОП)?
Зависит от системы налогообложения и способа расчета с клиентами. 1 группа: РРО не обязателен если услуги предоставляются на дому у клиента или клиент приходит к вам домой (вместо чека РРО выдается квитанция или расписка об оплате). 2-3 группа и общая система: РРО обязателен при наличных расчетах с клиентами (продажа товаров за наличные, предоставление услуг с оплатой наличными или картой через терминал). 4 группа: РРО не обязателен при продаже собственной сельскохозяйственной продукции населению, но обязателен при торговле купленной продукцией или продаже юрлицам. Штраф за работу без РРО, когда он обязателен: 100% стоимости непробитых товаров/услуг + 1,020 грн за каждый факт работы без РРО. Бухгалтер консультирует нужен ли РРО в вашей ситуации и помогает зарегистрировать программный или физический РРО в случае необходимости.
Бухгалтер для учета ФЛП(ФОП) по системе налогообложения помогает выбрать оптимальную группу на основе анализа доходов и расходов, рассчитать налоговую нагрузку на всех системах (1, 2, 3 группа, общая) со сравнительной таблицей, организовать регистрацию ФЛП(ФОП) с правильной группой с первых дней деятельности, настроить автоматизированный учет доходов через иРО.
Предприниматель получает полный контроль финансов и минимизацию налогов: экономию 30-50% налогов из-за перехода на оптимальную систему (для производства с затратами 70%+ переход из 3 группы на общую экономит 50,000-100,000 грн/год), избегание штрафов за работу без РРО, если он обязателен (штраф от доначислений при встречных сверках с клиентами через полный пакет документов на каждую операцию (экономия 20,000-50,000 грн доначисленных налогов), автоматический контроль приближения к лимиту дохода для 1-2 группы (предотвращение автоматического перехода на высшую группу с большими налогами).
Комплексный бухгалтерский учет ФЛП(ФОП) по системе налогообложения
Доверьте учет профессионалу — концентрируйтесь на развитии бизнеса, а мы позаботимся о правильной отчетности, своевременной уплате налогов и защите при проверках.
Заказать бухгалтерский учет ФЛП(ФОП) по системе налогообложения
База знаний о ФЛП(ФОП)
Не знаете как правильно выбрать группу налогообложения ФЛП(ФОП) при регистрации? Ошибка при выборе группы может стоить десятки тысяч гривен штрафов, так что рассчитывайте доходы заранее.
Узнайте, когда кассовый аппарат РРО является обязательным для ФЛП(ФОП). Неиспользование РРО влечет штрафы от 850 до 42 500 гривен.
Узнай, какой учет валютных операций для IT-специалистов и фрилансеров. Конвертация по неправильному курсу вместо официального НБУ – самая частая причина штрафов для разработчиков.
Узнайте об учете комиссий маркетплейсов для интернет-магазинов. Комиссии Rozetka, Prom и платежных систем забирают 10-20% дохода, который вы не учтете правильно.
Узнайте, какие штрафы за ошибки в учете ФЛП(ФОП) и как их избежать. Наиболее дорогие штрафы – за РРО, неправильные расчеты и сокрытие дохода от 850 до 1 млн гривен.